高校數(shù)字化檔案服務職能建設的策略研究

隨著我國檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，在高校中數(shù)字檔案的服務職能建設逐漸引起重視，簡單的電子檔案查詢，數(shù)據(jù)調取已經(jīng)不能滿足數(shù)字化檔案的發(fā)展需求。本文通過對高校檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀的梳理，分析高校數(shù)字檔案服務所面臨的困難，利用產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟學中上、中、下游產(chǎn)業(yè)鏈理論對高校數(shù)字化檔案服務職能的基礎層次職能、數(shù)字檔案利用服務、數(shù)字檔案編研開發(fā)利用三個層面以及檔案安全服務保障方面進行檔案服務職能策略研究。

1  高校檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀   

高校檔案是指高校在行政管理、教學實踐和學術研究過程中產(chǎn)生的真實記錄和原始性憑證。其具有時間跨度大、涉及內容繁雜，材料來源廣、應用廣泛、保存難度高等特點。但是隨著檔案數(shù)字化進程的不斷推動，為高校檔案的收集保存與利用服務都提供了便利化條件。也逐漸使高校檔案的數(shù)字化成為我國檔案數(shù)字化工作的排頭兵。

從歷史沿革來看，2009年1月，全國高校第一個數(shù)字化檔案館在上海交通大學開館，邁出了高校檔案數(shù)字化的第一步。在高校檔案實踐創(chuàng)新中取得了令人滿意的成果。高校檔案數(shù)字化建設不僅在我國部分高校中得到了具體的實施，也受到了國家有關部門和學界的重視。早在2003年高校檔案信息化建設高層論壇暨第五次學術研討會上提出“要努力建設服務主導的數(shù)字化檔案館?！痹凇墩憬n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中更加明確提出“加快數(shù)字檔案館（室）建設”并將數(shù)字檔案館（室）建設工程列為重點項目。由此可見，高校檔案的數(shù)字化建設迎來了絕佳時期，同時也是拓寬高校檔案服務利用范圍，增進檔案部門服務職能的關鍵時期。

2  高校數(shù)字檔案服務面臨的困難

2.1  檔案信息開放程度低

檔案信息開放程度的問題不僅僅在高校檔案工作中有所體現(xiàn)，我們全國檔案系統(tǒng)均面對著同樣的問題。其主要原因是政府信息公開制度尚不完善，數(shù)據(jù)開放共享不足，產(chǎn)業(yè)基礎薄弱，并且缺乏頂層設計和統(tǒng)籌規(guī)劃。檔案機構基本都處于加快檔案信息開發(fā)，拓寬服務渠道與避免泄露檔案機密，防止利用檔案信息開放投機倒把的矛盾之中。這種矛盾也是制約高校數(shù)字化檔案開放服務的重要問題之一。

2.2  高校檔案工作人力資源不足

隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展與進步，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為千禧之后所有檔案機構與部門的工作重點，高校的檔案數(shù)字化更是全國檔案數(shù)字信息化工作的排頭兵，橋頭堡，隨著浙江大學、南京大學、上海交通大學等一系列高校不斷對檔案數(shù)字化提供技術支持，全國高校檔案數(shù)字化建設越發(fā)深入。但是數(shù)字信息化人才缺乏，傳統(tǒng)檔案人員專業(yè)性不足，整體高校檔案工作者偏少，工作量大的問題逐漸顯現(xiàn)。缺乏專業(yè)性與疲于檔案的數(shù)字化操作工作使得檔案利用服務受到一定制約，從人力基礎上缺乏應有的投入與轉換。

2.3  高校檔案網(wǎng)站開發(fā)乏力

我國大多數(shù)高校的檔案館（室）基本都有獨立的對外網(wǎng)站平臺，受地區(qū)和高校發(fā)展水平的不同，網(wǎng)站制作與運營還存在著較大的差異。但是就整體而言仍然面對著許多的問題和障礙，其中最為主要的幾點為：網(wǎng)站中活動報道多，檔案信息開放少；整合不到位，檢索功能不人性化；不區(qū)分用戶類型；缺少公眾參與與互動。以上問題導致了高校檔案網(wǎng)站的孤立與形式化，并沒有在數(shù)字化檔案建設中為公眾提供便捷化的檔案利用服務。

3  高校數(shù)字化檔案服務職能建設的策略

3.1  檔案服務過程策略建設

從產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟學的角度對高校檔案數(shù)字化服務職能建設進行分析，可由上、中、下游產(chǎn)業(yè)鏈概念得出檔案數(shù)字化服務職能建設應從上游檔案收集整理的基礎層次職能建設、中游的數(shù)字檔案利用服務建設以及下游的檔案安全保障層次建設三個方面進行探討實踐。

3.1.1  基礎層次職能建設

基礎層次職能建設來講，首先必須加快數(shù)字檔案館（室）的建設。在《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》明確提出“加快數(shù)字檔案館（室）建設”并將數(shù)字檔案館（室）建設工程列為重點項目。在數(shù)字檔案館（室）建設完成后存檔文件與資料的收集與整理也將成為整個檔案工作中的最上游環(huán)節(jié)，在數(shù)字檔案館（室）中紙質資料與數(shù)字化文件將會同步收集整理，入庫存檔。在提高檔案利用服務職能中應在最基礎的上游環(huán)節(jié)充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的特點與優(yōu)勢，有針對性的進行檔號與案卷號的編目。從初始階段拓寬檢索門類，根據(jù)利用高校檔案利用率的不同分檔，分區(qū)，分級別設置檢索條件。只有在基礎層次抓住高校檔案利用服務的根源才能真正發(fā)揮數(shù)字化檔案的便捷利用服務能力。

3.1.2  數(shù)字檔案利用服務建設

從數(shù)字檔案利用服務建設而言，首先是應有較為明確的檔案開放制度進行支撐，加強檔案利用服務層面頂層設計，由國家層面統(tǒng)籌規(guī)劃，加快法律法規(guī)建設。其次，在高校自身層面應不斷創(chuàng)新服務形式，加強數(shù)字檔案融合新媒體，強化服務職能，加大開發(fā)力度，促進資源共享。最后還應該提升檔案從業(yè)人員的業(yè)務素質和業(yè)務能力，一切服務的基礎是人，開設電子檔案管理相關專業(yè)和開展檔案服務性課題研究，建立健全檔案管理服務責任落實制度和獎懲制度，剛柔并濟，有序發(fā)展。數(shù)字檔案利用服務建設作為高校檔案利用服務職能建設的中心環(huán)節(jié)不但需要頂層設計的制度指導與法制保障，更加需要高校從自身檔案數(shù)字化建設與人力資源建設中不斷進取，以服務為中心，以安全為基礎，是新形勢下檔案工作充滿活力的核心。

3.1.3  數(shù)字檔案編研開發(fā)服務建設

編研工作一直是檔案事業(yè)中的重要部分之一，是拓寬檢索途徑，便捷檔案利用的主要內容。數(shù)字檔案的信息與載體的可分離性為高校檔案編研工作提供更加便利的條件，進而使數(shù)字檔案編研工作成為加強高校檔案服務職能建設的重要下游環(huán)節(jié)。數(shù)字檔案編研工作能夠深入挖掘檔案館藏，教學、科研、學籍、財會、基建等高校重要檔案有條件進行專項編寫研究，設定檢索通道，便捷檔案利用服務。數(shù)字檔案編研工作是檔案工作的下游環(huán)節(jié)，也是檔案工作整體的發(fā)展與延伸，積極探索數(shù)字檔案編研工作是高校數(shù)字化檔案服務職能建設的重點之一，也是檔案服務能力持續(xù)進步與發(fā)展的關鍵。

3.2  檔案安全保障服務基礎建設策略

現(xiàn)階段的檔案安全保障工作主要包含兩方面，一方面是原始類型的紙質檔案的保存利用工作，另一方面是數(shù)字化的檔案安全管理工作。本文主要針對數(shù)字化檔案的安全保障工作進行策略分析。數(shù)字化檔案的安全保存時利用服務的前提條件，是系列化檔案工作的終端。目前應用較為廣泛的數(shù)字檔案容災機制包括：異地備份，雙驅動硬盤數(shù)據(jù)備份，多分區(qū)數(shù)據(jù)信息庫備份等。在高校的數(shù)字化檔案保存過程中應加強容災機制與設備設施的制定與更新，確保檔案信息資源的安全。

電子檔案儲存安全保障的下游環(huán)節(jié)是電子檔案在利用服務過程中產(chǎn)生的安全問題。在利用服務方面主要為兩方面，一方面是高校內檔案對外開放程度與權限的把控，另一方面是對外信息平臺的安全。高校檔案的對外開放目前還存在一定的制約，隨著我國檔案信息開放的法制建設不斷完善，高校檔案部門積極結合法律法規(guī)針對校內師生和已畢業(yè)學生分時分權的設立網(wǎng)上檔案查詢服務。高校對外信息平臺的主要為網(wǎng)站以及檔案發(fā)布平臺等。在加大利用服務職能的同時必須保障各類檔案對外信息平臺的防火墻及數(shù)據(jù)接口的安全，必要時應及時切斷對外平臺與終端數(shù)據(jù)庫的聯(lián)系，充分保證檔案原始數(shù)據(jù)資料的安全。

4  結語

隨著我國檔案數(shù)字化發(fā)展不斷推進，越發(fā)的體現(xiàn)出檔案的數(shù)字信息化不是孤立的，它是發(fā)展的，是連續(xù)的。在高校中檔案的數(shù)字化發(fā)展中應不斷加強檔案服務職能建設，拓展數(shù)字化檔案的利用途徑，積極探索數(shù)字檔案在利用過程中的問題，為國家頂層設計提供支撐依據(jù)，使檔案信息有條件的公開，共享，真正做到檔案數(shù)字化服務與信息基礎設施建設同步，形成公益性信息服務機制，為高校的發(fā)展以及全國檔案事業(yè)的不斷進步提供發(fā)展動力。

本文來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://00559.cn/w/qk/21223.html