淺談如何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)檔案管理信息化

如何實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化？現(xiàn)根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)粗淺看法。
一、中小學(xué)校檔案管理工作的基本現(xiàn)狀
就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不足，更認(rèn)識不到做好檔案管理工作對學(xué)校各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用；二是檔案管理人員缺乏。據(jù)了解，多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平偏低；三是檔案載體結(jié)構(gòu)單一。
二、中小學(xué)校檔案管理信息化的優(yōu)勢
1、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢，這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了文檔一體化，文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項(xiàng)服務(wù)。
2、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善，為各學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。盡管中小學(xué)校檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象，但也有不少經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)余自學(xué)在檔案管理信息化工作中獨(dú)當(dāng)一面，各顯才能，為信息化建設(shè)做出了較大貢獻(xiàn)。
3、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)，具有以地區(qū)或?qū)W校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個學(xué)?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁，就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網(wǎng)上利用服務(wù)，這樣即方便了教職員工對所需檔案資料的查詢也為社會各界了解認(rèn)識學(xué)校建立了“綠爭窗口”。
三、中小學(xué)校檔案管理信息化的意義
1、教育發(fā)展表明，中小學(xué)檔案管理信息化對于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。
2、中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其它各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的改進(jìn)和提高，促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。
3、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)對學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經(jīng)驗(yàn)，而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。
四、中小學(xué)校檔案管理信息化的途徑
實(shí)現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作：
1、提高認(rèn)識，確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。
按照本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件，同時嚴(yán)格要求學(xué)校各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視，部門協(xié)作，互相促進(jìn)，共同提高的中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)新局面。
2、規(guī)范建設(shè)，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。
不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。學(xué)校要抓住這一有利時機(jī)，加快中小學(xué)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫建設(shè)好了，才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理。
3、強(qiáng)化管理，不斷提高檔案管理工作水平。
隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化。首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)校或名校建立長期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享，將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的重要工具，進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。
總之，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)。我們相信，在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，上下合力，檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問題。加強(qiáng)中小學(xué)校檔案管理工作，逐步建立健全學(xué)校檔案，有利于對學(xué)校各項(xiàng)工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學(xué)校進(jìn)行實(shí)施科學(xué)管理。事實(shí)證明，只要努力把學(xué)校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應(yīng)有作用。