智慧校園建設背景下高校檔案信息化研究

前言：大數(shù)據(jù)也被稱之為巨量的資料，其是信息化時代發(fā)展的成果，優(yōu)勢顯著，主要包括具有真實性、多樣性、高速性以及大量化與價值密度等優(yōu)勢。在大數(shù)據(jù)時代下，信息的增長速度更快，檔案大數(shù)據(jù)理念順勢而生。在高校檔案建設中，應將大數(shù)據(jù)以及信息化技術融入其中，建設數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使用智能化檔案存儲設備，創(chuàng)新和優(yōu)化傳統(tǒng)檔案。此外，也要組建專業(yè)人才隊伍，為檔案信息化建設儲備優(yōu)質人才，加強對檔案人才的培養(yǎng)，提升其信息處理能力，確?？梢造`活地使用大數(shù)據(jù)技術以及云計算技術完成檔案信息化建設與管理工作。

一、智慧校園建設背景下高校檔案信息化建設價值

（一）讓檔案管理變得更加簡單

 高校良好完成檔案信息化建設，降低了傳統(tǒng)檔案管理的工作難度，讓檔案管理變得更加簡單。另外，檔案信息化建設，也使檔案的檢索更為精準與便捷。與傳統(tǒng)的紙質檔案相比較，紙質檔案的整理、檔案的歸納、檔案的檢索有很大的差異性，信息化檔案使用信息化技術，能夠實現(xiàn)檔案的自動化檢索，還可以有效地對檔案進行分類，良好地進行存儲，確保檔案檢索與檔案分類以及檔案存儲工作的同步進行，有效節(jié)省檔案檢索的時間，避免出現(xiàn)更多的錯誤，利于工作人員提供更為優(yōu)質的方案服務。

（二）避免檔案的損壞與損失

     過去，高校檔案會非常容易出現(xiàn)損壞與遺失等問題，但是在智慧校園建設背景下，現(xiàn)代化信息技術等使用實現(xiàn)了依托于不同載體將檔案進行數(shù)字化處理，把傳統(tǒng)檔案轉換成新形勢的檔案，轉換之后檔案龐大和復雜等信息更容易被存儲和使用。比如，使用計算機網(wǎng)絡技術，快捷和大容量等將檔案信息存儲在硬盤與網(wǎng)絡空間內(nèi)部。除此之外，還可以使用計算機技術與網(wǎng)絡技術，突破時間與空間等局限，這樣可以避免過去對于同一個檔案進行反反復復等查閱，引起磨損等問題。另外，隨著信息技術的日漸成熟，實現(xiàn)了信息技術的同步，提升數(shù)據(jù)恢復的能力，也讓檔案信息的存儲更加的安全和長久。

（三）以防檔案資源的浪費

高校在智慧校園背景下，使用信息化技術等各類新興技術，加強檔案信息化建設，明顯節(jié)省了紙質與其他形式檔案資源的浪費。在過去，高校檔案大多數(shù)是用紙質等形式進行存儲，但是為了更好地進行分類與整理，也會使用其他的紙制品以及塑料還有金屬等相關材料，使用這些材料與信息技術相比較，前者更容易出現(xiàn)資源浪費，而信息化檔案則有效解決紙質檔案的浪費問題。

二、智慧校園建設背景下高校檔案信息化建設舉措

（一）使用智能化檔案存儲方式

高校檔案信息化建設，需要使用智能化技術及智能化存儲裝置，進行智能化檔案建設與存儲，這樣不僅可以增強防水防火的功能，也可以智能化地控制溫度與濕度，確保檔案的穩(wěn)定性，也提高了檔案的保密性，有效管控檔案管理期間的風險，為高校檔案的管理提供強有力的保障。

（二）建設信息化檔案管理系統(tǒng)

    在智慧校園背景下，高校的檔案管理工作優(yōu)先要完成的是管理機制的建設，落實好數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設。過去高校使用的紙質檔案管理形式，存在容易損壞、容易丟失、效率低下等問題。另外，檔案的檢索非常困難，很難滿足高校智慧校園建設的要求。高校建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以把檔案進行數(shù)字化存儲與管理，利于實現(xiàn)檔案信息的一體化、全面化地管理，明顯提升檔案管理的效率與質量水平。

（三）加強信息化檔案安全的管理

在智慧校園背景下，高校在建設檔案管理機制期間，有必要加強檔案的安全管理，使用適合的舉措為檔案安全提供有力保障。在檔案安全管理過程中，檔案管理人員應關注那些敏感的信息，另外也要強化安全的管理，以防檔案信息的披露，不可篡改檔案或者造成檔案的損壞。除此之外，高校也應該使用智能化技術，包括智能化門禁與指紋識別技術還有人臉識別技術等，強化對檔案區(qū)域的管控，確保檔案信息的安全。

（1）成本控制和資源的配置

高校在智慧校園建設中，針對高校檔案管理機制的建設需要投入更多的資金與人力資源，這為高校檔案管理機制建設中傳播控制及資源配置工作帶來更多的挑戰(zhàn)。所以，高校的檔案管理工作人員，需要做好已有資源的規(guī)劃與利用。另外還可以通過和相關企業(yè)及科研機構的合作，積極尋求外部的支持與幫助，控制建設成本的最低，增強檔案管理效果，促使檔案管理工作順利展開。

（2）數(shù)據(jù)安全及隱私的保護

伴隨高校數(shù)字化與智能化檔案管理系統(tǒng)的建立，高校檔案基本上已經(jīng)實現(xiàn)了使用電子形式進行存儲，但是檔案信息化建設期間一項不可忽視的問題——安全問題及隱私保護問題亟待。要想良好解決檔案信息化的安全問題與隱私問題，高校檔案管理關注人員必須做好檔案信息權限的管理，制定健全的檔案信息安全與隱私保護制度，也要建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復機制，以此來為檔案信息與數(shù)據(jù)的安全性與完整性提供強有力的保障。

（3）技術更新和人員的培訓

高校的檔案管理機制不僅要及時革新技術，使用智慧技術，確保檔案管理系統(tǒng)的及時更新和完善。除此之外，也應強化對檔案管理工作人員的教育與培訓，增強檔案管理工作人員技術的使用能力與系統(tǒng)使用能力，促使檔案管理工作高效地運行。針對高校的簡直檔案工作人員，也要加強對其智能化、數(shù)字化、信息化的培訓，促使簡直檔案工作人員可以快速的掌握新技術與新設備以及新模式。

（4）引進智能化檔案檢索工具

引進和使用智能化檔案檢索工具。高校在檔案信息化建設過程中，應引進智能化技術，使用智能化檔案檢索工具，以此為廣大師生檔案的使用創(chuàng)設有利的條件。過去，高校的紙質檔案在檢索時，需要人工逐個進行查找，效率偏低并且很容易出現(xiàn)檢索錯誤問題。檔案信息化建設下，智能化檢索工具的使用，能夠更為快速地篩選檔案信息，并且更加精準地篩選，可以節(jié)省查找耗費的時間，并增強檔案檢索的精準性與檔案檢索的效率。

（5）推行智慧化檔案服務模式

智慧校園背景下，智慧檔案館的建設不僅需要充足財力作為支撐，也要合理使用這些資金，引進智慧軟件，比如，自動化檔案柜與恒溫恒濕設備、智能化管理系統(tǒng)與智慧化檔案使用與存儲及管理自主一體機、智能化檔案消毒柜等。與此同時，高校也要及時引進和使用物聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術、云計算等IT新興技術，使用這些新興技術推動傳統(tǒng)紙質檔案等改革與創(chuàng)新，構建一個具有共享功能與智能化的智慧檔案模式。

此外，高校也可以將智慧檔案館變?yōu)橹腔坌@系統(tǒng)中的兼容系統(tǒng)，可以讓智慧檔案館更加適應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，并促使檔案朝向更為高級的形態(tài)發(fā)展。智慧檔案高級形態(tài)體現(xiàn)，具體體現(xiàn)在智慧檔案功能上，智慧檔案優(yōu)勢十分明顯，具體體現(xiàn)在智慧檔案的管理上，比如，檔案的收集、檔案的整理、檔案的存儲、檔案的保護、檔案的利用等，通過智慧檔案建設高?？梢詫崿F(xiàn)檔案資源管理、檔案服務的創(chuàng)新、溝通感知及建筑設施這四個不同方面的智慧化。智慧檔案高級形態(tài)發(fā)展也體現(xiàn)檔案模型的可視化與密集架上，實現(xiàn)了在三維場景內(nèi)的實時對密集架數(shù)據(jù)進行查詢，創(chuàng)新檔案管理服務的模式。

三、智慧校園建設背景下提升高校檔案信息化建設效果建議

（一）認清智慧校園與檔案信息化之間的密切聯(lián)系

智慧校園背景下，高校主要是使用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術，使用智能化系統(tǒng)與設備，針對高校內(nèi)部的各類資源實施智能化、數(shù)字化管理的校園建設模式。高校智慧校園建設期間，檔案管理是高校信息化建設的關鍵構成部分，肩負著對高校學術與管理信息的存儲、管理的職責。高校智慧校園為檔案信息化建設創(chuàng)造有利條件，比如，在智慧校園背景下，高校實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理與智能化存儲，明顯增強檔案管理的效果，確保檔案管理的效率及安全性。

（二）確保技術進行有效對接

高校檔案信息化建設和服務的創(chuàng)新，兩者的要求存在一定的差異性，因此需要進一步規(guī)范和執(zhí)行信息化資源與信息化管理的統(tǒng)一標準與規(guī)定，確保檔案資源與服務項目能夠快速并且精準和高效地傳遞，共享檔案信息資源。另外，系統(tǒng)可以進行嚴格的管理，能夠確保工作流程的積極性并保持較高的執(zhí)行力，良好把檔案信息化建設與管理各項工作職責，落實到每一名工作人員身上，以防出現(xiàn)職責混亂問題，避免在工作中出現(xiàn)其他漏洞。

與此同時，高校檔案的信息化建設，也應該保障良好地和辦公自動化系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)各個技術的對接，只有做好這項工作，才能夠將檔案信息化內(nèi)的資源與文檔信息進行一體化存儲及管理。能夠實現(xiàn)從過去的紙質文檔向信息化歸檔及全過程管理方向轉變，從而實現(xiàn)對檔案信息化的共同管理。最后，在信息化管理系統(tǒng)內(nèi)，需要將相同工作體制與工作流程，將現(xiàn)行文檔信息的形成、歸檔全部納入整個管理系統(tǒng)內(nèi)，這樣才能切實解決文件管理與檔案管理相脫離問題，從而構建成一個完善的管理系統(tǒng)，還可以避免檔案管理工作出現(xiàn)重復性問題，加快檔案的信息化建設。

（三）制定完善的檔案信息化建設及管理制度與法規(guī)

（1）應該保障檔案工作制度的完善與嚴謹，避免檔案信息會被肆意地泄露與傳播。當下社會正處在信息一體化的時代，針對各類信息的違法使用現(xiàn)象日漸突出，也正是因為如此，讓檔案信息的保密與安全管理工作變得更為重要，高校必須制定完善的檔案信息化建設及管理制度與法規(guī)，這樣才能確保檔案信息的安全性和完整性，以防檔案信息的泄露和丟失。

（2）需要加強高校檔案中數(shù)據(jù)與信息的安全性以及隱秘性的管控，確保檔案信息與數(shù)據(jù)的安全性。一方面高校在檔案信息化建設期間，應該采用多重備份的方法，運用密匙來嚴格進行權限管理，增強檔案信息的隱蔽性與安全性。

（3）高校有必要制定相關的法律與法規(guī)，確保所制定法律法規(guī)的針對性，利用法律法規(guī)與條文來制約檔案信息化建設期間容易出現(xiàn)的各種違規(guī)與違法行為，并針對各類肆意破壞和惡意破壞行為，依據(jù)制度給予相應的處罰。

（四）宏觀規(guī)劃，充分整合數(shù)字資源

高校在檔案信息化建設期間，要意識到信息化建設是一項系統(tǒng)化的工程，應該循序漸進，這樣才能夠落實好這項工作。在信息化建設期間，高校需要進行宏觀的規(guī)劃，良好整合數(shù)字資源，過程中高校需要把握以下幾個關鍵點：

（1）進行數(shù)字化存儲

    高校以往主要是以紙檔案為主，缺少電子文件，所以，大部分高校在過去都積存很多的紙質檔案。在近些年，伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術與數(shù)字化技術的快速發(fā)展，以及高校智慧校園建設的展開，各所高校開始進行檔案信息化與數(shù)字化建設，但是由于一些高校數(shù)字化建設進程緩慢，造成檔案數(shù)字化建設效果較差。因此，高校需要結合紙質檔案的總體數(shù)量，科學規(guī)劃，逐步推行檔案信息化與數(shù)字化建設。通常來說，高?？梢允褂脵n案外包的方法，利用項目招標把數(shù)字化建設任務委托給第三方，增強數(shù)字化建設效果。

（2）實現(xiàn)增量電子化

目前，高校都建立多個方面的業(yè)務系統(tǒng)，包括財務管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學籍與教務管理系統(tǒng)以及OA辦公系統(tǒng)等。另外，高校的很多業(yè)務也都使用了線上辦理的方式，這加快了各項工作的進度，提高各項工作效率，并產(chǎn)生很多的電子文件。為了更好地對電子文件進行存儲與管理，檔案機構需要根據(jù)學校檔案工作的實際情況，選擇購買或者自行開發(fā)滿足檔案管理工作實際需求的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)和學校的各個業(yè)務系統(tǒng)進行良好對接，利于對檔案信息進行自動化的搜索與查詢。

結束語：總的來說，智慧校園的建設在為高校檔案管理帶來全新機遇的同時，也帶來諸多挑戰(zhàn)。怎樣有效使用信息化技術、互聯(lián)網(wǎng)技術以及智慧技術，建設信息化檔案，增強檔案管理的安全性，提高檔案管理的效率，是目前高校檔案管理部門需要解決的一個主要問題。在經(jīng)過上文的分析和研究后，針對智慧校園建設背景下高校檔案信息化建設，提出以下切實可行的舉措，高校檔案信息化建設期間可以參考：（1）使用智能化檔案的存儲方式，避免檔案資料的浪費與損壞，增加檔案存儲的容量；（2）建設信息化檔案管理系統(tǒng)，強化對檔案的管理，提高檔案管理效率；（3）加強信息化檔案的安全管理；（4）引進智能化檔案檢索工具，過程中做好成本的控制與資源的配置工作，加強數(shù)據(jù)安全及隱私的保護，對技術工作人員進行培訓。使用上述舉措，有利于推動智慧校園下高校檔案的信息化建設，引領高校檔案管理朝向智能化、智慧化方向不斷發(fā)展。除此之外，高校也要針對檔案信息化進行系統(tǒng)和科學地規(guī)劃，推行數(shù)字化管理，將檔案信息的自動化搜索與查詢功能融合，不斷提升檔案管理的效果。

文章來源： 《文化產(chǎn)業(yè)》  http://00559.cn/w/wy/32640.html