淺析商務英語函電寫作中的用詞技巧

隨著國際貿易活動的增多，商務英語函電作為跨國交易中交易者之間信息溝通的媒介與紐帶，為對外貿易的順利開展做出了巨大的貢獻。但是由于文化背景、語言習慣的不同，跨國交易者在書面交流時會出現(xiàn)各種各樣的語言問題，而詞匯問題尤為突出。在函電寫作中必須明確語義，使用合適、正確的詞匯，提高函電的質量，避免貿易糾紛，促進國際貿易的順利完成。文章從商務英語函電詞匯的特點出發(fā)，分析函電寫作中經常出現(xiàn)的問題，并提出英語函電寫作中的用詞技巧。

一、商務英語函電詞匯特點

（一）專業(yè)性強

商務英語函電的撰寫是商務活動中必不可少的環(huán)節(jié)，是幫助企業(yè)開發(fā)國際客戶，與國際客戶進行溝通便捷、有效的方式。函電基礎知識包括：建立業(yè)務關系、商務談判、訂立合同、付款方式、包裝、保險、裝運、投訴和索賠等。對外貿易的各個環(huán)節(jié)都需要通過函電來協(xié)助完成，而國與國之間的貿易活動是嚴謹、系統(tǒng)的，因此，書面信息的傳遞必須使用貿易雙方熟悉的詞匯，避免產生不必要的糾紛，這使得函電詞匯具有很強的專業(yè)性。

（二）縮略詞使用廣泛

語言學家馬丁內提出了語言經濟性原則，即在語言交際活動中要用較少的、省力的、熟悉的、普遍性的語言。國際商務活動中大量使用縮略詞，正是為了準確、快速地傳遞信息，遵循了語言經濟性原則，有助于不同文化間的溝通與交流。英語函電中經常使用簡潔明了的貿易縮略詞，如價格術語：FOB（離岸價）、CIF（成本加保險費、運費），支付方式縮略詞：L/C（信用證）、D/A（承兌交單）、D/P（付款交單），包裝重量縮略詞：CTN（紙箱）、DOZ（一打）、G.W.（毛重），保險縮略詞：FPA（平安險）、WPA（水漬險）、TPND（偷竊提貨不著險） 以及貿易機構縮略詞：WTO（世界貿易組織）、IMF（國際貨幣基金組織）、PICC（中國人民保險）等。這些縮略詞貫穿貿易流程，對于每個貿易環(huán)節(jié)都至關重要。

（三）樸實規(guī)范

商務英語函電的主要作用是將交易目的、交易內容、交易過程明確地表達出來，因此，經常用短句和樸實的字詞來描述相關事實，不需要用華麗的辭藻來描述。例如，在描述產品時，只需要如實將產品的規(guī)格、顏色、形狀、重量等闡述出來便可，不需要用過多的形容詞來錦上添花；“and、however”等使句子更加冗長復雜的詞匯很少使用，“which、that”等引導定語從句的關系詞會使句子意思難以理解，在商務英語函電中也很少使用。另外，涉外商務活動應遵循相應的法律法規(guī)，外貿函電記錄了買賣雙方的交易行為，可以為理賠等糾紛案提供證據(jù)，因此，函電寫作應正式規(guī)范。例如，當提出索賠時用：“claim：We lodge a claim with you for the short-weight.”（我們就短重向你方提出索賠）說明質量與合同不符時可以用：“We found that the quality of the goods was not in conformity with the contract stipulations.”（我們發(fā)現(xiàn)質量與合同規(guī)定不符）

二、商務英語函電寫作中詞匯使用常見問題

由于中文表達與英文表達的差異，跨國貿易者在進行跨文化交際時容易在語法，詞匯的拼寫、搭配、時態(tài)等方面出現(xiàn)錯誤，具體表現(xiàn)在以下方面。首先是專業(yè)術語表達錯誤，如“廣交會”一般會被翻譯為“Guangzhou Trade Fair”，實際上這個詞的行話應該是“Canton Fair”。其次，由于母語負遷移等因素的影響，我國貿易者在撰寫英語函電時，經常會出現(xiàn)中式英語的表達方式，如“The price of your product is very expensive.”（你方產品的價格很貴）對于母語非英語的人來說，“貴”的翻譯先入為主的是“expensive”，而這句話中應用“high”與“price”進行搭配。最后，文字表達偏書面化，如在表示道歉時會使用“It’s regretted that…”而不是“I’m sorry…”。在實際的函電寫作中，由于郵件替代對話，部分用詞口語化更能表達寫信人的真誠。

三、商務英語函電寫作中的用詞技巧

（一）使用專業(yè)詞匯

在書寫商務英語函電時，要注重文體的格式、表達的語氣、詞匯的意思，盡量使用專業(yè)性強的詞匯，如保險費insurance premium，清潔提單clean B/L，信用證letter of credit等。英語詞匯的準確表達與詞義的正確理解，是達成貿易的重要保障。函電中的專業(yè)術語是經過長期、頻繁的國際貿易交流與合作逐漸形成的，具有共識性，可以幫助簡化交易手續(xù)、縮短成交時間。例如，F(xiàn)OB表示的是賣方在合同規(guī)定的港口把貨物裝到買方指定的運載工具上，負擔貨物裝上運載工具為止的一切費用和風險的價格。簡潔的術語便可將買賣雙方的責任與風險清晰地劃分出來，各個國家普遍認可。

商務活動涉及的范圍非常廣，專業(yè)詞匯是行業(yè)領域的重要組成部分，與企業(yè)、產品、服務以及專業(yè)人員等有密切的聯(lián)系。使用專業(yè)詞匯可以降低溝通成本、提高貿易效率。常見的專業(yè)詞匯有credit standing（信譽情況），firm offer（實盤），coverage（保險范圍），drawer（出票人），shipping advice（裝運通知），beneficiary（受益人），negotiating bank（議付行） 等。

（二）使用固定搭配詞匯

英語中存在一詞多義、一義多詞的現(xiàn)象。在口譯過程中，譯者可以根據(jù)發(fā)言人的語音語調以及文化背景選擇合適的譯詞；但是在商務函電中，雙方的溝通介質只有文字，無法及時獲取對方的態(tài)度、語音語調等信息，也就是說，一封信函要囊括多種信息，所以，措辭必須準確無誤。例如，“以……為收益人”用“in favor of”，“投保”用“cover”，“不可撤銷信用證”用“irrevocable L/C”，“傭金”用“commission”，“帶插圖的目錄”用“illustrated catalogue”，“立即裝運”用“prompt shipment”，“對某物詢價”用“make an inquiry for sth.”。使用固定搭配的詞語可以減少寫作錯誤的出現(xiàn)頻率，從而避免對企業(yè)造成經濟損失。如“我們用即期信用證付款?！币话惴g成“We would like to pay by L/C at sight.”，如果譯成“We would like to pay you as soon as we receive your documents.”則容易使人產生誤解。另外，英語中的固定搭配是已經約定俗成的用法，具有特定的意義，使用固定搭配，貿易雙方都能夠準確地理解對方想要傳達的信息。

（三）使用禮貌用語詞匯

在商務活動中，貿易雙方要互相尊重，因此，人們利用一些商務準則來約束自己的行為，這不僅涉及人們的言談舉止，還包括書信的往來。在商務英語函電的寫作中，也應注意商務禮儀的要求，避免使用命令性的詞匯，應用被動語態(tài)代替主動語態(tài)，弱化語氣，以免雙方產生矛盾。例如，“Your products need to be improved in quality.”比“You should improve the quality of your products.”語氣更為委婉，更容易被人接受。另外，盡量用以對方為中心的詞匯，保持商量的口吻，比如收到來信常使用“Thank you for your letter of…”等作為回信開頭。商務信函中用疑問句式代替肯定句，如“Would you please…?”等。你方為先的禮貌原則可以將函電撰寫者表達的重心轉移到事件上，而不是收信人，積極、正面的詞匯更有利于協(xié)商解決問題。

四、結語

商務英語函電的寫作應該秉承認真、嚴謹?shù)淖黠L，遵循國際貿易法律、法規(guī)，符合商務禮儀規(guī)范的要求。一封優(yōu)質的英語函電不僅可以幫助企業(yè)和客戶建立良好的關系，還可以為企業(yè)創(chuàng)造更多的合作機會。在任何一個撰寫函電的環(huán)節(jié)都要精準用詞，這樣才能反映交易過程中的客觀事實，使函電的積極作用得到最大程度地發(fā)揮。

本文來源：《黃河.黃土.黃種人》：http://00559.cn/w/xf/26540.html