以績效考核提升督辦工作質(zhì)量的探索

督辦體系是企業(yè)落實管理行動的重要工具，中海福建天然氣有限責(zé)任公司在督辦管理中堅持與時俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。本文詳細(xì)介紹了與公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)相匹配的督辦體系的基本架構(gòu)，詳細(xì)介紹了督辦工作的業(yè)務(wù)流程，分析了督辦工作的難點(diǎn)和績效考核方案，為企業(yè)督辦體系的建立和運(yùn)行給提供借鑒。

1  督辦工作的內(nèi)涵、作用和職責(zé)

1.1  督辦的內(nèi)涵

督辦，在《說文解字》中其注解是：“督，察也”“辦，致力也”，由此可知，督辦即為“致力于監(jiān)督、督查工作”之意。因此督辦工作的內(nèi)涵不僅包括監(jiān)督檢查工作任務(wù)執(zhí)行情況，及時上傳下達(dá)，還包括確保任務(wù)高質(zhì)量地完成。督辦作為企業(yè)管理不可或缺的環(huán)節(jié)之一，利用督辦工作來提高工作執(zhí)行力，確保重大決策、部署順利完整實施，取得切實成效。

1.2  督辦工作的作用

督辦工作的是確保公司戰(zhàn)略部署、工作要求及時、準(zhǔn)確貫徹落實，實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的重要保障，是確保公司政令暢通，提高管理效率的重要手段，利用督辦信息反饋的職能優(yōu)勢，可以為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有力支持，提高工作質(zhì)量和效率，實現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。督辦事項的范圍包括：公司黨委會、總經(jīng)理會議、總經(jīng)理辦公會、專題會議、務(wù)虛會等會議部署的重要工作；上級單位督辦部門批辦、交辦的事項；公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的其他事項。

1.3  督辦工作的職責(zé)

綜合管理部作為督辦工作歸口管理部門，不僅要做傳達(dá)任務(wù)指令的“通訊員”、跟蹤落實工作的“觀察員”、組織協(xié)調(diào)工作的“調(diào)解員”、還要做深入一線實地調(diào)查“監(jiān)督員”和“考核員”。當(dāng)公司決策部署在一些層級出現(xiàn)“中梗阻”現(xiàn)象時，發(fā)揮“橋梁紐帶”作用，把公司管理層的重大決策部署、方針政策迅速、準(zhǔn)確地傳達(dá)到基層，避免產(chǎn)生信息延誤和錯誤解讀等現(xiàn)象。同時，督辦人員還應(yīng)該將貫徹落實決策部署時，基層反映的困難和需要協(xié)調(diào)解決的問題及時向管理層報告，收集真實、有效的信息，通過認(rèn)真分析和研判，為管理層科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。最后，應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督檢查，以創(chuàng)造性地開展績效考核工作促進(jìn)各方面力量統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成落實工作任務(wù)的合力。

2  督辦工作的流程

2.1  督辦下達(dá)

根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)安排，確定需列入督辦反饋表的工作和完成時限。未明確完成時限的督辦事項，原則上文字材料類工作自督辦事項布置之日起一周內(nèi)完成，其他類型事項限期一個月完成。

2.2  督辦提醒

督辦崗將工作列入督辦反饋表中，利用郵件和OA系統(tǒng)等方式進(jìn)行提醒，同時對工作的進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)督。根據(jù)工作的完成與否和工作時限，以“周”為反饋周期，對工作用“進(jìn)行中”“超期進(jìn)行中”“已辦結(jié)”標(biāo)示。正在進(jìn)行中的工作用“進(jìn)行中”予以標(biāo)示；暫未完成的工作從完成時限之日起用“超期進(jìn)行中”予以標(biāo)示，直至完成；已完成的工作則用“已辦結(jié)”予以標(biāo)示。

2.3  督辦反饋

承辦部門每周向督辦崗反饋真實準(zhǔn)確、詳實具體的辦理進(jìn)度，督辦事項辦理完畢后，應(yīng)及時提交辦結(jié)申請，必要時應(yīng)提交工作成果（如涉及該項工作的重要文件或報告等）作為佐證材料。

2.4  督辦延期

有明確要求應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦結(jié)的督辦事項，如果因客觀原因無法辦結(jié)或需要延長辦結(jié)期限的，應(yīng)該及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出處理意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可延長完成時限。延長時限后仍無法辦結(jié)或需延期辦結(jié)的，應(yīng)及時向總經(jīng)理匯報，提出處理意見，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可再次延長完成時限。原則上督辦事項完成時限至多延長兩次。

3  建立和督辦工作符合的績效考核辦法

3.1  績效考核導(dǎo)向分類

3.1.1  結(jié)果導(dǎo)向

企業(yè)是以盈利為最終目的的，則所有企業(yè)管理工作是以取得業(yè)績、增加盈利為目標(biāo)，績效考核作為企業(yè)實現(xiàn)目標(biāo)管理的手段之一，往往是將工作結(jié)果作為績效考核重點(diǎn)。遵循SMART原則，將公司總體目標(biāo)分解為各部門工作目標(biāo)，再將各部門工作目標(biāo)分解為個人目標(biāo)，將目標(biāo)完成與否作為考核依據(jù)。

3.1.2  過程導(dǎo)向

過程管理是一種動態(tài)的管理，能夠在任務(wù)辦理過程中及時糾偏，提高任務(wù)完成率和任務(wù)完成質(zhì)量。根據(jù)戴明PCDA循環(huán)，即計劃、實施、檢視、改進(jìn)四個步驟進(jìn)行過程導(dǎo)向的管理，對工作任務(wù)的計劃制定情況、工作任務(wù)實施進(jìn)展、任務(wù)實施偏差管控等方面進(jìn)行考核，以此實現(xiàn)對任務(wù)辦理過程精細(xì)化管控。

圖1  督辦工作中的PCDA循環(huán)

3.2  建立督辦工作績效考核辦法

以促進(jìn)督辦工作質(zhì)量為目標(biāo)設(shè)計績效考核體系，應(yīng)不僅考慮工作任務(wù)完成結(jié)果，還應(yīng)該注重對督辦工作任務(wù)過程情況的考核。即不僅要對“辦理成果”進(jìn)行考核，還要對督辦事項“工作實施計劃反饋”以及“階段性完成情況反饋”進(jìn)行考核，以此來對督辦工作任務(wù)開展過程管控，將結(jié)果導(dǎo)向和過程導(dǎo)向控制方式相結(jié)合，規(guī)范任務(wù)辦理流程，提升管理精細(xì)化的程度，提高工作任務(wù)的辦結(jié)率和辦結(jié)質(zhì)量。

3.2.1  工作實施計劃反饋

任務(wù)承辦部門應(yīng)在決策部署下達(dá)后應(yīng)快速響應(yīng)，及時提出工作任務(wù)實施方案和計劃，對于不具備辦理條件的事項應(yīng)及時反饋說明原因。其考核的標(biāo)準(zhǔn)為：在督辦工作任務(wù)下達(dá)的5個工作日內(nèi)，任務(wù)的承辦部門應(yīng)書面反饋督辦工作任務(wù)的實施計劃，其中應(yīng)包括計劃安排、工作方法、階段性目標(biāo)、階段性完成時間以及整體辦結(jié)時限等，如不能按照工作實施計劃及時完成任務(wù)的，則予以扣分處理。

3.2.2  階段完成情況及時反饋方式

考核對象應(yīng)根據(jù)工作實施計劃中時間節(jié)點(diǎn)完成工作任務(wù)，以“周”為反饋周期，及時反饋真實準(zhǔn)確、詳實具體的辦理進(jìn)度，督辦事項辦理完畢后，應(yīng)及時辦理《督辦事項辦結(jié)審批單》。如果因客觀原因?qū)е聼o法辦結(jié)或需延長期限辦結(jié)的，及時辦理《督辦事項延期審批單》并加快辦理進(jìn)度，對于不能及時辦理辦結(jié)和延期申請的予以扣分。

3.2.3  辦理結(jié)果方式

考核對象應(yīng)在辦結(jié)期限前完成工作任務(wù)，且應(yīng)將任務(wù)完成情況向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報，并提交必要的工作成果（如涉及該項工作的重要文件或報告等）作為佐證材料，由公司領(lǐng)導(dǎo)地對工作成果進(jìn)行評價。各部門、項目組每辦結(jié)1項（無論是否超期）則在原始分基礎(chǔ)上加1分，每超期5個工作日扣0.5分，同時按照辦結(jié)個數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計排名，排名靠前的予以適當(dāng)加分獎勵，最終根據(jù)各部門全年得分情況進(jìn)行排名，按名次賦分。

4  改進(jìn)督辦工作的思考與實踐

為增強(qiáng)部門和員工的責(zé)任感和目標(biāo)意識，在督辦工作中應(yīng)該推行以重點(diǎn)工作部署為主的績效考核方式。不斷根據(jù)督辦工作的實際情況完善督辦工作劉晨，創(chuàng)新督辦工作方法，及時修訂督辦管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，強(qiáng)化督辦工作效果，實現(xiàn)高質(zhì)量完成工作目標(biāo)，實現(xiàn)有效益發(fā)展。

4.1  推行部門工作督辦

將公司工作督辦向部門延伸，在各部門推廣部門工作督辦，安排專人負(fù)責(zé)動態(tài)跟蹤。各部門根據(jù)公司督辦和部門自身業(yè)務(wù)安排，分解任務(wù)計劃落實到人，安排部署工作任務(wù)時同時下達(dá)任務(wù)完成時限，任務(wù)完成時限不可隨意更改。各部門人員完成督辦任務(wù)情況可作為其月度個人績效考核參考依據(jù)，各部門完成督辦工作情況可作為部門績效考評參考依據(jù)。

4.2  不斷創(chuàng)新督辦工作方法

依照公司年度關(guān)鍵工作、部門年度目標(biāo)等重難點(diǎn)工作及進(jìn)行梳理，合理安排服務(wù)調(diào)研活動，深入調(diào)研、發(fā)現(xiàn)問題、及時反饋、集思廣益尋求解決方案，將各部門遇到的問題和困難及時傳達(dá)至管理層協(xié)調(diào)解決，有序推進(jìn)重難點(diǎn)工作開展。認(rèn)真總結(jié)提煉調(diào)研成果，不斷完善督辦工作方式方法，確保重難點(diǎn)工作落實到位。

4.3  充分發(fā)揮績效考核激勵作用

實行目標(biāo)管理機(jī)制，采用量化考核的模式，將個人和部門督辦工作完成情況與個人和部門績效掛鉤，將其作為個人和部門績效工資分配的重要依據(jù)。增加督辦工作所占績效考核比例（權(quán)重），層層傳導(dǎo)經(jīng)營壓力，讓全體員工主動向公司總體目標(biāo)前進(jìn)。

5  結(jié)語

近年來公司在促進(jìn)工作督辦方面進(jìn)取得了一定效果,將繼續(xù)通過把握督辦工作的規(guī)律、特點(diǎn)及其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，積極做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作，不斷優(yōu)化督辦方式，改進(jìn)督辦措施，強(qiáng)化督辦的及時性和有效性，及時反饋工作進(jìn)展和需要協(xié)調(diào)解決的問題，真正提高督辦工作的實際效率，把每一件工作都落到實處，實現(xiàn)公司可持續(xù)、高質(zhì)量的發(fā)展。

來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://00559.cn/w/kj/21223.html