教學秘書職業(yè)的性質(zhì)特點

1.職位性質(zhì)

    高校教學秘書工作是圍繞著高校教學過程進行服務與管理的基礎性工作。教學始終是高校的中心任務，教學秘書崗位是教學管理工作的基層崗位，承擔著教學日常服務管理的大量組織、協(xié)調(diào)工作。簡單來說，教學活動的組織就是把學生、教師和學習活動三者有效聯(lián)結起來以達到人才培養(yǎng)的教學目的。作為教學主管領導的助手，教學秘書更多體現(xiàn)出秘書的輔助決策、執(zhí)行和監(jiān)督的角色性質(zhì)。其服務對象既面向主管領導，也面向廣大師生，在日常教學管理運轉(zhuǎn)過程中常處于一個中樞節(jié)點的位置。在完善的教學管理建制中，在二級單位教學主管的領導下，教學秘書與各系、教研室主任相互協(xié)作、相互配合，共同完成日常教學計劃的安排、執(zhí)行與協(xié)調(diào)工作。教學秘書編制屬于一般管理崗位，在高校的行政科層組織架構中屬于某一個科室。

2.業(yè)務特點

    教學秘書的工作事務政策性強、事務多樣、工作內(nèi)容關聯(lián)性強、細密性要求高，協(xié)調(diào)溝通是其最基本的服務管理職能。

（1）第一，教學秘書事務的政策性強。教學秘書面對的日常矛盾主要就是圍繞教學組織過程產(chǎn)生的各類不協(xié)調(diào)、不平衡的矛盾現(xiàn)象，以教學資源、教學相關利益的分配為矛盾的焦點。政策是反映決策意志的策略和指導思想、方法，是從實踐中凝煉而出的經(jīng)驗智慧，能夠進一步指導人們實踐中的思想和行動，以期達到既定的效果和社會價值目的，規(guī)章制度亦如此。在處理各種涉及師生利益關系的問題時，教學秘書都要秉持公心，要尊重和遵循學校的政策、規(guī)章制度，把握管理的科學性與藝術性之間的張力與平衡。應承認，政策、規(guī)章制度在紛繁復雜的實際情況面前并不能是絕對的和萬能的，但缺失既定政策和規(guī)章制度的規(guī)范性指導是絕難以行通的。

（2）第二，教學秘書事務多樣且關聯(lián)性強。教學秘書工作內(nèi)容涉及到方方面面，簡括之，其主要任務在于按照一定的培養(yǎng)計劃組織好教學活動。其中最主要的是培養(yǎng)方案或者教學計劃的進一步分解落實即課程任務的安排。把學生、教師、教室、時間等要素有機組合起來，也就是通常所說的課表編排，這在教學組織的發(fā)生發(fā)展序列上僅是第一個環(huán)節(jié)。在教學改革和管理信息化的背景下，課程模塊之間、師資與學生狀況之間、教改發(fā)展狀況與滯后的管理信息系統(tǒng)之間，經(jīng)常存在不協(xié)調(diào)的狀況。教學管理除了課表編排，還有教學過程中的協(xié)調(diào)管理，包括對于教學運行和教學質(zhì)量監(jiān)督與評價的組織工作，各類考試考務工作、競賽組織工作，學籍和學生信息管理、學生成績與試卷管理、學分管理、教室管理與協(xié)調(diào)、教師考核與酬勞分配管理等。這些活動前后銜接、時間上連續(xù)緊湊，內(nèi)在關聯(lián)性強，既有完全內(nèi)含的教學管理內(nèi)容，也延伸涵蓋了與教學密切關聯(lián)的部分人事或財務等職能?？傊咝＝虒W秘書等管理人員在高校教學活動中承擔著組織者、推動者、執(zhí)行者、調(diào)控者的角色。

（3）第三，教學秘書的工作內(nèi)容細密性要求高。教學活動實質(zhì)是把學生、課程和教師等要素有機組合起來。在高校，課程存在于不同的課程體系或模塊之中，各個課程體系共同構成完整的培養(yǎng)計劃。高校的培養(yǎng)計劃一般由公共（或通識）課程模塊、專業(yè)課程模塊、專業(yè)實踐實習模塊三大體系構成，每一模塊下又有進一步的分類。不同模塊課程任務的承擔權能分屬不同的教學部門，具有不同的教學方式、教學要求和考核模式。這種結構化的培養(yǎng)模式本身就要求更加嚴格、細密的日常運行管理、成績管理等，否則難以保證出現(xiàn)系統(tǒng)性的失誤。隨著學分制改革和一些教學單位教學改革項目的推行，學生擁有了更多的選課自主權，跨專業(yè)、跨學院的第二學位項目、網(wǎng)絡教學資源的學分認定也逐漸實施，學生學分選修自主權的擴大和相關管理規(guī)范的滯后性的矛盾、學生自主行為和學校管理者之間信息不對稱的矛盾，給教學秘書的工作帶來不少挑戰(zhàn)。這就對其帶來了更高的細密性要求，要求教學秘書一絲不茍、耐心細致、把工作做細、做實。

    教學管理活動是一個圍繞教學的綜合復雜體系，教學秘書在其中承擔著重要的角色，其面向的工作對象是擁有活躍知識思想的教師和大學生，目標是將他們合理有序地分配組合在一定的教學模式中并經(jīng)常性地加以“維護和保養(yǎng)”，從而保證教學目標的實現(xiàn)。因此可以說，教學秘書的基本職能主要體現(xiàn)在協(xié)調(diào)溝通方面，協(xié)調(diào)溝通是教學秘書與師生進行互動的基本形態(tài)，是其基本的工作方式方法，是實現(xiàn)“組織”這一職能的基本手段。

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