對高校學(xué)籍檔案管理工作的思考

隨著我國高等教育大眾化進(jìn)度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴大，辦學(xué)檔次在不斷提升，高校學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理和檔案管理的重要組成部分，同時它也是規(guī)范學(xué)生管理、掌握學(xué)生情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù),是高校教學(xué)檔案的重要組成部分,是改進(jìn)學(xué)籍管理工作,提高管理水平的信息資源。因此如何加強對高職院校學(xué)籍檔案的管理，是高校檔案管理人員值得探討的共同話題。筆者結(jié)合學(xué)籍檔案管理的工作實際，提出加強高校學(xué)籍檔案管理的有效措施。

 一、學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵    學(xué)籍檔案管理工作是以學(xué)籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個期間，是對學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的審核與管理；是對學(xué)生在校期間直接形成的不同載體的學(xué)籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學(xué)籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準(zhǔn)確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學(xué)生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學(xué)校、個人及社會了解學(xué)生、掌握相關(guān)信息。同時也反映了學(xué)校各機關(guān)、系的教學(xué)、科學(xué)實驗和管理情況，為學(xué)校人才培養(yǎng)、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。

二、當(dāng)前學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題      1、檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息，系擁有學(xué)生成績的原始記錄，學(xué)生處記錄學(xué)生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機制，信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，而且各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，造成學(xué)籍管理就難以準(zhǔn)確快速地建立學(xué)籍信息庫，使學(xué)生的信息資源不能共享。另外，學(xué)生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監(jiān)管難度加大。     2、檔案信息量不足。目前高校學(xué)生檔案承載的信息一般只是高校招生報名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績、黨（團(tuán)）材料等。在市場經(jīng)濟條件下，這些材料有的已經(jīng)過時，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。當(dāng)前用人單位在查看學(xué)生檔案時，更多的是希望能從中獲悉準(zhǔn)當(dāng)代大學(xué)生在情商、誠信、創(chuàng)新能力等等能體現(xiàn)個人特質(zhì)諸方面的資訊。而當(dāng)前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號式、千人一面，沒有個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠(yuǎn)。
    3、檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

三、新時期如何完善學(xué)籍檔案管理工作

大學(xué)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長歷程，但是，不積跬步，無以至千里——莘莘學(xué)子十幾年學(xué)海拼搏，漫漫苦讀最終目的在于“學(xué)以致用、報效祖國”。鑒于檔案材料在就業(yè)中的重要作用以及就業(yè)推薦與招聘工作的超前性， 大學(xué)生檔案管理方式方法已不能再沿襲過去的老一套——等到畢業(yè)生離校時再整理歸檔了。要從大學(xué)生被錄取那一天起就做好建檔工作， 入學(xué)后立即根據(jù)其專業(yè)、班組群體性特點， 隨時按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、征集有關(guān)材料。一經(jīng)形成， 盡快存入。同時應(yīng)該注意以下幾點：

 1、健全規(guī)章管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度

加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學(xué)生本人對學(xué)籍檔案工作的檔案意識，學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生切身利益，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，是開展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。高校學(xué)籍檔案涉及面廣，因此必須嚴(yán)格制定各項工作程序，細(xì)化工作流程，各相關(guān)部門應(yīng)加強協(xié)調(diào)，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環(huán)節(jié)的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉(zhuǎn)交、保管保密與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度，克服各行其是。如果學(xué)籍檔案管理制度不健全，移交手續(xù)不嚴(yán)格，各部門之間的工作銜接不好，就會導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，有利于實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化。同時克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認(rèn)識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機會，并在經(jīng)費、設(shè)備、等方面給予支持改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。 2、及時收集、有效整理。

建立健全收集與補充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務(wù)的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料 歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3、利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化學(xué)籍管理水平。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立一套完善而科學(xué)的學(xué)籍管理系統(tǒng)，不僅可以更好地執(zhí)行教育部推行的高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，而且可以更好地管理和使用學(xué)籍信息。高校中很多部門都會需要相同的數(shù)據(jù)，如在校生人數(shù)、學(xué)生成績、學(xué)生基本信息等，將學(xué)生學(xué)籍信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅查找方便、數(shù)據(jù)統(tǒng)計準(zhǔn)確，而且利用網(wǎng)絡(luò)的“實時”、“共享”功能，可提高相關(guān)部門的工作效率、工作質(zhì)量，減少學(xué)籍管理人員的重復(fù)性勞動。

   總之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此，學(xué)籍檔案管理部門及管理人員應(yīng)始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，關(guān)注有關(guān)檔案管理新技術(shù)，探索新規(guī)律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學(xué)籍檔案管理工作，使其成為學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，成為服務(wù)于學(xué)生的需要，成為服務(wù)于社會的需要。

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