對高校學籍檔案管理工作的思考

隨著我國高等教育大眾化進度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學生人數(shù)在不斷增長，辦學規(guī)模在不斷擴大，辦學檔次在不斷提升，高校學籍檔案管理作為高校教學管理、學生管理和檔案管理的重要組成部分，同時它也是規(guī)范學生管理、掌握學生情況、培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù),是高校教學檔案的重要組成部分,是改進學籍管理工作,提高管理水平的信息資源。因此如何加強對高職院校學籍檔案的管理，是高校檔案管理人員值得探討的共同話題。筆者結合學籍檔案管理的工作實際，提出加強高校學籍檔案管理的有效措施。

 一、學籍檔案管理工作的內(nèi)涵    學籍檔案管理工作是以學籍為中心所開展的檔案管理工作，貫穿在學生入學到畢業(yè)的整個期間，是對學生的入學資格、在校學習情況及畢業(yè)資格的審核與管理；是對學生在校期間直接形成的不同載體的學籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學籍檔案是保存利用價值的歷史記錄，具有原始性、真實性、信息準確性、可靠性等特點，具有重要的參考價值和憑證作用，它是學生在校期間全過程形成和積累真實地反映，有利于學校、個人及社會了解學生、掌握相關信息。同時也反映了學校各機關、系的教學、科學實驗和管理情況，為學校人才培養(yǎng)、接受上級各類評估檢查提供了可靠的材料。

二、當前學籍檔案管理工作中存在的問題      1、檔案信息儲存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎信息，系擁有學生成績的原始記錄，學生處記錄學生獎勵、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調機制，信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，而且各自的管理制度和標準也不統(tǒng)一，造成學籍管理就難以準確快速地建立學籍信息庫，使學生的信息資源不能共享。另外，學生的許多檔案材料都來源于各部門，由于各部門對檔案工作重視程度上的不同，致使學籍檔案材料不能及時地按照檔案工作的要求進行收集、分類、整理、歸檔，導致學生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對檔案資料真實度核審以及監(jiān)管難度加大。     2、檔案信息量不足。目前高校學生檔案承載的信息一般只是高校招生報名表、入學登記表、學籍、成績、黨（團）材料等。在市場經(jīng)濟條件下，這些材料有的已經(jīng)過時，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。當前用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉準當代大學生在情商、誠信、創(chuàng)新能力等等能體現(xiàn)個人特質諸方面的資訊。而當前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號式、千人一面，沒有個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠。
    3、檔案轉遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

三、新時期如何完善學籍檔案管理工作

大學生檔案記錄的雖然是他們大學期間數(shù)年的成長歷程，但是，不積跬步，無以至千里——莘莘學子十幾年學海拼搏，漫漫苦讀最終目的在于“學以致用、報效祖國”。鑒于檔案材料在就業(yè)中的重要作用以及就業(yè)推薦與招聘工作的超前性， 大學生檔案管理方式方法已不能再沿襲過去的老一套——等到畢業(yè)生離校時再整理歸檔了。要從大學生被錄取那一天起就做好建檔工作， 入學后立即根據(jù)其專業(yè)、班組群體性特點， 隨時按照國家檔案法規(guī)的要求，收集、征集有關材料。一經(jīng)形成， 盡快存入。同時應該注意以下幾點：

 1、健全規(guī)章管理制度，嚴格執(zhí)行學籍檔案管理制度

加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，學籍檔案管理關系到學生切身利益，建立健全學籍檔案管理制度，是開展學籍檔案管理的可靠保證。高校學籍檔案涉及面廣，因此必須嚴格制定各項工作程序，細化工作流程，各相關部門應加強協(xié)調，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個環(huán)節(jié)的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉交、保管保密與管理職責等各項規(guī)章制度，克服各行其是。如果學籍檔案管理制度不健全，移交手續(xù)不嚴格，各部門之間的工作銜接不好，就會導致學籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。嚴格執(zhí)行學籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴，違規(guī)必究”，有利于實現(xiàn)學籍檔案管理工作的制度化。同時克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、等方面給予支持改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。 2、及時收集、有效整理。

建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料 歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3、利用計算機網(wǎng)絡技術，優(yōu)化學籍管理水平。利用計算機網(wǎng)絡技術，建立一套完善而科學的學籍管理系統(tǒng)，不僅可以更好地執(zhí)行教育部推行的高等教育學歷證書電子注冊制度，而且可以更好地管理和使用學籍信息。高校中很多部門都會需要相同的數(shù)據(jù)，如在校生人數(shù)、學生成績、學生基本信息等，將學生學籍信息化、網(wǎng)絡化管理，不僅查找方便、數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確，而且利用網(wǎng)絡的“實時”、“共享”功能，可提高相關部門的工作效率、工作質量，減少學籍管理人員的重復性勞動。

   總之，高校學籍檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此，學籍檔案管理部門及管理人員應始終把握學籍管理為育人服務的方向，關注有關檔案管理新技術，探索新規(guī)律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學籍檔案管理工作，使其成為學校人才培養(yǎng)工作的需要，成為服務于學生的需要，成為服務于社會的需要。

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