基于“禮貌原則”的商務(wù)英語拒絕類信函的語用分析-英語論文

當(dāng)今社會(huì)隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷擴(kuò)大，國際商務(wù)往來日益頻繁，商務(wù)英語信函作為其主要交流媒介之一越來越受到廣泛關(guān)注。作為國際經(jīng)濟(jì)交流的載體，一則好的商務(wù)英語信函除詞匯、語法上準(zhǔn)確無誤外，語氣的選擇與使用也十分講究，尤其注重禮貌的傳達(dá)，只有如此方建立和維持良好的貿(mào)易關(guān)系。雖然語用學(xué)中對(duì)禮貌現(xiàn)象的研究多以口頭語言為主，但其理論基礎(chǔ)同樣適用于書面語體。商務(wù)信函作為一種具有特定商務(wù)語境的書面語言形式，禮貌原則的表現(xiàn)十分突出。本文擬就此現(xiàn)象探討禮貌原則在商務(wù)英語拒絕類信函寫作中的應(yīng)用。
2語用學(xué)禮貌原則綜述
1967年美國語言哲學(xué)家格萊斯提出了著名的語用“合作原則(CP)”（CooperativePrinciples）。遺憾的是格萊斯未能就該原則深入闡述和論證。R..Lakoff(1973)試圖將禮貌與合作原則整合起來，提出了“語用能力規(guī)則”(RulesofPragmaticCompetence)，即禮貌策略。具體包括三個(gè)規(guī)則，即：1）別強(qiáng)求對(duì)方；2）給對(duì)方留有余地；3）讓對(duì)方感覺友好。
20世紀(jì)80年代，英國語言學(xué)家GeoffreyLeech在“合作原則”的基礎(chǔ)上，從修辭學(xué)、語體學(xué)的角度出發(fā)，提出了著名的“禮貌原則”(PolitenessPrinciple)。這一準(zhǔn)則又可細(xì)分為六大準(zhǔn)則，即：A.得體（策略）準(zhǔn)則(TactMaxim)：減少表達(dá)有損于他人的觀點(diǎn)；B.慷慨準(zhǔn)則(GenerosityMaxim)：減少表達(dá)利己的觀點(diǎn)；C.贊譽(yù)準(zhǔn)則(ApprobationMaxim)：減少表達(dá)對(duì)他人的貶低；D.謙遜準(zhǔn)則(ModestyMaxim)：減少對(duì)自己的贊譽(yù)；E.一致準(zhǔn)則(AgreementMaxim)：減少自己與別人在觀點(diǎn)上的不一致；F.同情準(zhǔn)則(SympathyMaxim)：減少自己與他人在感情上的對(duì)立。
3商務(wù)英語信函的禮貌原則
商務(wù)英語寫作作為一種特殊應(yīng)用文體通常遵循7C原則，即：1）完整性、(completeness);2)簡(jiǎn)潔性(conciseness);3)體諒(consideration);4)清晰(clarity);5)具體(concreteness);6)禮貌(courtesy7)正確(correctness)。其中，禮貌原則作為寫作原則之一，意義重大。
商務(wù)英語寫作的禮貌原則具體講就是要求寫作者寫信時(shí)：1）應(yīng)真誠；2）使用肯定語氣；3）避免發(fā)火；（閻善明.51-56）4）使用禮貌語言；5）平等對(duì)待對(duì)方；6）避免不信任；）7）避免家長式說教（王素清.16-18）。上述禮貌原則一定意義上與Leech的禮貌原則吻合。
4禮貌原則在商務(wù)英語拒絕類信函中的語用
商務(wù)英語寫作中拒絕類信函難度較大，因?yàn)槿魏芜`背禮貌原則的拒絕必然影響到雙方的商務(wù)貿(mào)易關(guān)系，甚至產(chǎn)生巨大的商業(yè)損失。而遵循禮貌原則的商務(wù)英語信函也必將促進(jìn)良好的商務(wù)關(guān)系建立和帶來好的經(jīng)濟(jì)效益。因此，在商務(wù)英語拒絕類信函寫作時(shí)應(yīng)努力體現(xiàn)禮貌原則。
4.1商務(wù)英語拒絕類信函的語言特點(diǎn)分析
商務(wù)英語拒絕類信函種類較多，如詢函類拒絕信，訂購類拒絕信，索賠類拒
絕信等。該類拒絕性信函多因特殊原因而使得寫信方不得不做拒絕性答復(fù)。處理得體的這類信件在結(jié)構(gòu)上的共同特征是：1）以感謝性禮貌用語開頭；2）陳述事實(shí)間接表明拒絕或無法滿足對(duì)方要求；3）說明原因；4）提出解決性建議或期望；5）禮貌性結(jié)尾。
4.2禮貌原則與商務(wù)英語拒絕類信函的語用分析
商務(wù)英語寫作是一種重要的交際活動(dòng)，如何禮貌委婉拒絕對(duì)方不傷和氣保持友好的商務(wù)關(guān)系意義重大。結(jié)合語用學(xué)的禮貌原則，有效的商務(wù)英語拒絕類信函有如下體現(xiàn)：
1）策略原則。在各類得體的拒絕性商務(wù)英語信函中，基本能從讀者閱讀心理出發(fā)，幾乎所有的開頭都先以感激性文字開頭，給讀者以肯定信息為接下來的隱含性否定答復(fù)做鋪墊。如比較：
[1]YourrequestthatwereservetwosingleroomsinourhotelforthecomingweekofMarch15hasbeenrefereedtomydepartmentforreply.Unfortunately,wearefullybookedfortheweekofMarch15.
[2]Thankyouforendingusyourreservationrequest.Weappreciateyourinterestinourqualityhotelaccommodation.EarlyreservationsfortwolargeconventiongroupshaveleftuswithnofreeroomsfortheweekofMarch15.
上述2例中例[1]開頭就給讀者以冷冰冰，不熱情，居高臨下，公事公辦的感覺，接著的內(nèi)容一個(gè)“Unfortunately”就使讀者無法再讀下去，因?yàn)橹朗且鬅o法滿足，盡管或許寫作者會(huì)提出解決方案。顯然，該例沒有很好遵循策略原則。例[2]則不同，開頭以感激性語言穩(wěn)定讀者給讀者以舒適溫暖，接下來作者并沒有使用任何否定性表達(dá)拒絕讀者但一句對(duì)事實(shí)的陳述實(shí)際暗示了讀者的要求因故暫時(shí)無法滿足。這種處理方法自然而藝術(shù)，遵循了策略原則，既婉拒了讀者的要求而且合情合理，能讓人接受。
簡(jiǎn)而言之，策略原則體現(xiàn)在婉拒類商務(wù)英語信函中就是要求寫作者能考慮讀者閱讀心理，講求策略，合理鋪墊，婉言拒絕，從而達(dá)到有效交際的目的。
2）一致原則。按照此原則，在國際商務(wù)活動(dòng)中，貿(mào)易雙方應(yīng)盡量減少分歧，增加一致。該原則在商務(wù)英語索賠信函的答復(fù)方面表現(xiàn)最突出。一般情況下，作為賣方，當(dāng)買方客戶提出退貨或索賠，雙方應(yīng)努力爭(zhēng)取達(dá)成一致。如一家游戲機(jī)公司在處理客戶索賠時(shí)這樣處理：
[3]NeitherwenortheHappyGamesCorporationlikestohaveadamagedproductinthehandsofauserbecausewealwaysfollowourmotto“Tomakeourcustomerhappy”Inviewofourlong-standingbusinessrelationship,wepreferyourgivingusanopportunitytohavetheentiremachinesentbackandreplacedatyourexpenseratherthansimplygivingyourclientrefundof200sterlingpoundstohavetheitemfixed.從這段文字可以看出，客戶購買的游戲機(jī)由于某種原因出了問題要求賠償。賣方婉拒了對(duì)方的賠償修理費(fèi)要求而代之以換新貨只要求對(duì)方負(fù)責(zé)運(yùn)費(fèi)。顯然，這種做法就是力求達(dá)到雙方利益的一致性。買方獲得了新的機(jī)器，賣方維護(hù)了產(chǎn)品的信譽(yù)。
3）同情原則。該原則主要適用于訂購信的否定答復(fù)以及索賠信的否定答復(fù)。在國際貿(mào)易中，由于客戶自身原因造成其訂購或退換、索賠要求無法滿足時(shí)，有效的商務(wù)英語拒絕性信函往往會(huì)給出充足的理由獲取讀者的理解和同情，而不是簡(jiǎn)單的拒絕。例如：
[4]Whatismore,Article6oftheSalesContractspecifiesthatoncematerialsofthiskindareacceptedbythebuyer,theymaynotbereturnedtotheseller.Thisstipulationisdesignedtoprotectallusersandinsurethatmedicinesuppliesarealwaysfresh,untouched,andfullyeffective.Weknowthatthevitamintabletsyouwishtoreturnareunopened.However,wecannotbreakourcontractandaresurethatyoucanunderstandourposition.
[5]Inanefforttominimizeshippingandofficecosts,wehaveestablishedUS$8,900astheminimumaccountforeveryorder.Thesavingsthatresultfromthisregulationarepassedontoourcustomer.
在上述例子中，例[8]作者開宗明義指出合同規(guī)定貨物一經(jīng)售出該步退貨，并解釋這樣做是為客戶著想，并希望對(duì)方能理解。例[9]則從客戶角度出發(fā)暗示如對(duì)方訂購金額超過$8,900對(duì)雙方均有利，希望對(duì)方理解。這兩例都是拒絕性信函，但寫作者并沒有簡(jiǎn)單地拒絕讀者要求，增加對(duì)方的對(duì)立情緒，而是以充足合情合理的理由博得對(duì)方同情，獲得對(duì)方理解，從而最終解決問題。
5結(jié)語
禮貌原則作為商務(wù)英語寫作的重要原則一定程度上印證了Leech的語用禮貌原則。在拒絕性商務(wù)信函中，Leech的禮貌原則得到了充分體現(xiàn)。學(xué)習(xí)和研究禮貌原則并恰當(dāng)應(yīng)用與商務(wù)英語的寫作事件對(duì)于提高商務(wù)溝通的效果意義重大。禮貌原則作為重要原則應(yīng)引起廣大商務(wù)英語寫作人員的充分重視，也值得英語語言學(xué)習(xí)者的研究。