試論檔案保密與利用-檔案論文

一、提高意識(shí)，強(qiáng)化檔案保密工作的責(zé)任感
檔案部門(mén)要不斷增強(qiáng)做好檔案保密工作的責(zé)任感，站在國(guó)家安全的高度，切實(shí)重視和不斷強(qiáng)化檔案保密工作。要做好檔案保密工作的宣傳，通過(guò)對(duì)《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹(shù)立“保密工作無(wú)小事”的責(zé)任意識(shí)，提高保密工作的責(zé)任感，自覺(jué)履行保守國(guó)家秘密的義務(wù)。對(duì)涉密紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保保密工作做到萬(wàn)無(wú)一失，把安全責(zé)任意識(shí)貫穿于整個(gè)檔案工作的始終。同時(shí)，要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，堅(jiān)決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開(kāi)展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識(shí)真正深入人心。
二、做好檔案庫(kù)房管理中的保密工作
做好庫(kù)房管理是做好檔案保密工作的基礎(chǔ)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定來(lái)單獨(dú)興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房安全設(shè)施建設(shè)，落實(shí)防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲(chóng)措施，加快實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的可控性，還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室、閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)由指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。真正的做到檔案的安全保密。
三、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作
做好檔案利用中的保密工作，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效發(fā)現(xiàn)并及時(shí)制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能做好檔案的保密工作。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可從以下方面實(shí)施：
1加強(qiáng)制度建設(shè)。
加強(qiáng)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理程序，從管理入手建
章立制，完善檔案管理工作的各項(xiàng)制度。查閱檔案需經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)；檔案的多項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限，普通檔案可較大范圍共享；相對(duì)機(jī)密的檔案文件僅供一定需要人員使用；使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，不斷的創(chuàng)新和完善。
2加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，不斷加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)教育，提高管理人員做好保密工作的責(zé)任感，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因不利因素而使檔案損壞。檔案行政管理部門(mén)人員要定期對(duì)單位檔案進(jìn)行安全保密檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患，及時(shí)督促整改。這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
此外，要嚴(yán)格落實(shí)檔案安全責(zé)任追究制，對(duì)因行玩忽職守、違法亂紀(jì)引發(fā)檔案安全事故，造成損失的，要嚴(yán)肅處理并依法追究責(zé)任。
3加強(qiáng)監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)督和保護(hù)。有條件的檔案館室還可安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)一些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止其毀壞或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)有看書(shū)寫(xiě)標(biāo)注或者是翻書(shū)沾口水之類(lèi)習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好監(jiān)督利用，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視線之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。
檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本機(jī)關(guān)特點(diǎn)制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。