管理學原理在基層辦公室工作中的應用

近年來，隨著管理學的蓬勃發(fā)展，衍生為多個分支，例如：金融管理、行政管理、旅游管理、檔案管理、圖書館管理等，許多管理學畢業(yè)生選擇就業(yè)崗位時不局限于圖書館、檔案館、出版發(fā)行社、行政單位、金融機構(gòu)、文化類企業(yè)。選擇的種類趨向于多樣化、全面化，選擇出現(xiàn)改變的重要原因是管理學原理能夠應用到各行各業(yè)的工作中。建筑類企業(yè)基層項目辦公室是其他業(yè)務部門工作中的“粘結(jié)劑”，是職工日常生活的“調(diào)節(jié)劑”，提升項目整體業(yè)務工作的“催化劑”，充分利用管理學原理有利于讓辦公室日常業(yè)務工作更加完善。
0  引言
本文利用SWOT分析作為課題研究手段。SWOT分析代表分析企業(yè)優(yōu)勢(strength)、劣勢(weakness)、機會(opportunity)和威脅(threats)。分析結(jié)果如下：①S：綜合辦公室是聯(lián)系和溝通其他部門不可獲缺的部門。②W:綜合辦公室業(yè)務復雜，對管理者的要求較高。③O：對辦公室職工來說，這是一個充分展現(xiàn)自己管理，宣傳，寫作等綜合能力的平臺。④T：辦公室服務是業(yè)務中較為復雜的一項，容易因工作疏忽引起他人的不滿。通過SWOT分析獲得結(jié)論，利用管理學理念來看待現(xiàn)代工程建筑類企業(yè)中辦公室崗位發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，從而解決辦公室工作中存在的漏洞和不足。
1  圖書館業(yè)務管理理念在辦公室工作中的應用
無論是公共圖書館還是大學圖書館都是公益性事業(yè)，但是管理理念與企業(yè)的經(jīng)營目的并不沖突，相反，企業(yè)應該吸收和借鑒圖書館管理的先進理念，譬如建立健全管理制度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展理念，塑造核心價值觀，提升文化軟實力，形成良好的用戶關(guān)系，提升綜合競爭力等，這些都是圖書館管理與企業(yè)管理互通之處。
圖書館日常業(yè)務管理包括制定圖書館發(fā)展規(guī)劃及采購標準，建立各項業(yè)務工作制度及崗位規(guī)范，做好采集，分編，流通，保管等環(huán)節(jié)的工作。
1.1  采集中成本控制的應用
建筑工程類企業(yè)辦公室最薄弱的環(huán)節(jié)就是成本控制。辦公室人員與物資設備部不同，物資部關(guān)注的是整個項目生產(chǎn)的物資和設備需求，其特點是設備大型化，資金龐大化。辦公室著眼點則是辦公管理人員日常和辦公所需的成本，特點呈現(xiàn)復雜化，細小化。辦公室管理人員應加強成本意識，深刻認識到成本控制的重要性，并對這些細微的成本加強管理便可為企業(yè)節(jié)約大量成本。就企業(yè)而言，理想的成本控制就是對“細節(jié)”進行控制。譬如圖書館在進行采集圖書時會進行價格比對，辦公室也可在購買辦公用品時走訪當?shù)厥袌?，了解當?shù)氐氖袌鰞r格和市場信息，也需要在網(wǎng)上查看參考價格，做出正確的選擇。同樣提升自己的議價能力，也可獲得更多的折扣。另外，圖書館的成本控制還通過動態(tài)的業(yè)務流程來控制。辦公室傳統(tǒng)的成本預算都比較籠統(tǒng)，其實在工作中每個方面所需要的成本是不一樣的。譬如項目食堂和辦公過程中的消耗品，每一項都有不同的需求和特點，需要通過長時間的咨詢和記錄獲得合理的購買方案。簡言之，消耗量大的需要準備充足，消耗量低的不能盲目購進。通過進行科學的成本控制和預算，有利于提高辦公室的工作效率，節(jié)約成本。
1.2  編目與保管方法的應用
圖書編目就是按照一定的標準對文獻資源進行分類、編制目錄，建立館藏目錄體系。辦公室在處理文件收發(fā)業(yè)務時也可按照此方法進行編目保存，具體分類可以按照文件來源與項目簽發(fā)文件、時間等進行分類存儲，從而做好檔案排架過程。同時需要對各類文件進行信息化處理，利用計算機對各類文件保存，對相似性高的文件需特別區(qū)分。計算將信息存儲在硬盤上存在毀壞的風險，為使文件信息更好地被保存，網(wǎng)盤成為新的趨勢。因其具有存儲量大、檢索便捷以及存儲時間長等優(yōu)勢，所以可以把網(wǎng)盤保存文件應用到文件保存工作中。必要時還可參考圖書館信息管理系統(tǒng)開發(fā)屬于辦公室辦公的管理系統(tǒng)，與其他項目辦公室形成資源共建共享。
2  行政管理明確核心業(yè)務理念在辦公室工作中的應用
行政單位日常管理中高度重視自身的業(yè)務，如黨務建設和文件處理。對文件重要知識信息的組織和應用都是行政單位的核心技術(shù)業(yè)務，加強核心業(yè)務的管理，可以規(guī)避業(yè)務中出現(xiàn)的差錯，提升業(yè)務效率。辦公室同樣需要明確自己的核心業(yè)務，提升競爭力，集中表現(xiàn)在以下幾個方面。
提升黨務行政工作的處理能力。公司各級以及外來文件收發(fā)時，需要保持準確和迅速的傳達，對文件精神加以提取、學習和領(lǐng)悟，并對其中重要內(nèi)容做出相應的標注，對涉及到的領(lǐng)導和部門應及時傳達。而且應組織大家積極學習黨中央近年來的發(fā)展理論成果和公司各項重大會議決定，有利于提升公司員工的思想覺悟和意識。
做好后勤保障與接待工作。建筑企業(yè)由于自身的企業(yè)性質(zhì)，項目經(jīng)理部面臨各級政府，公司內(nèi)部等較為頻繁的檢查，其中主要包括：質(zhì)量、安全、環(huán)境保護、稅務、紀委監(jiān)察等方面，具有頻率高、范圍廣、細節(jié)多等特點。由于檢查，接待工作必然成為辦公室的核心業(yè)務，重視接待工作，提供完善的后勤保障，有助于提升項目形象。
做好項目宣傳報道。宣傳企業(yè)文化是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動力，加強項目宣傳可以使項目部每個員工緊跟項目發(fā)展的步伐，加深對項目文化的認知，時刻踐行項目理念，讓宣傳報道成為項目發(fā)展的“風向標”。精選項目新聞報道，從點到面，成立體化地展現(xiàn)出項目發(fā)展的新面貌，新風氣。做好宣傳報道還需要我們時刻熟練各種宣傳手段，特別是新媒體的使用，譬如學習航拍展示、微博、貼吧、微信公眾號的推廣、VR（虛擬現(xiàn)實）等技術(shù)的應用。學習和借鑒同類行業(yè)的期刊、論文、報紙、電子文獻等宣傳報道，取長補短，精益求精，不斷進步。好的宣傳報道還離不開項目本身的業(yè)績，從項目施工現(xiàn)場獲取大量素材，扎根于項目，進行創(chuàng)新和潤色，一定可以展現(xiàn)項目最佳的風貌。
3  旅游管理服務理念在辦公室工作中的應用
旅游公司或者旅行社往往在游客旅行途中提推送附加性服務，一方面滿足顧客的服務需求，另一方面有利于公司獲取更多的經(jīng)濟利益。建筑類企業(yè)和旅行社一樣，都是市場經(jīng)濟的參與者，引入旅游管理的服務理念有利于辦公室服務職能的精確轉(zhuǎn)型。在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的大背景下，辦公室的角色和定位也發(fā)生了相應的變化。辦公室的各項服務不僅要求滿足項目建設的基本要求，還需要提供更多個性化的服務。
3.1  服務于不同人群
在項目建設的要求下，辦公室應該根據(jù)不同的服務對象提供不同的服務方式。辦公室的服務對象主要以企業(yè)職工和外來檢查人員為主，對這些服務對象進行一定的分類有利于滿足不同人群的要求。針對不同的人群提供不同的服務類型，有利于提升辦公室服務水平和項目部外在形象。例如，辦公室在提供服務時對項目職工主要以滿足日常工作和生活的需求為主，對外來檢查人員提供介紹和幫助為主。
3.2  拓展服務內(nèi)容
第一，加強信息推送有利于項目建設的宣傳。項目部的展廳中可以展示企業(yè)的價值理念和未來目標，對項目的特色工程進行宣傳，職工可以進一步獲得集體的歸屬感和榮譽感。
第二，繼續(xù)提供閱覽室的服務。即使項目的工作繁忙，但是根據(jù)調(diào)查研究，閱覽室因為其擁有獨立的空間，受到職工獨有的青睞，另外，在閱覽室可以開展小型講座，職工可以進行相互的交流和學習。
第三，拓展業(yè)務培訓。辦公室應該根據(jù)職工的需求進行相關(guān)的業(yè)務培訓，例如：辦公軟件的使用培訓，寫作和攝影技巧培訓，辦公系統(tǒng)操作培訓等。
3.3  加強服務態(tài)度
現(xiàn)代企業(yè)將客戶的需求、經(jīng)驗與欲望視為重要的財富，通過滿足客戶來贏得客戶，辦公室管理可以借鑒企業(yè)的用戶關(guān)系管理理念，建立“服務至上”的工作觀。首先，培養(yǎng)職工的用戶意識，即辦公室職工培訓應著重于職工的溝通技巧，要求職工做到不刁難同事、不怠慢同事，全心全意地解決同事困難，做有益于同事的事情。對此辦公室需要積極收集外來檢查人員數(shù)據(jù)，分類研究，掌握需求特點，以不同的方式了解他們的滿意度，從他們評價中發(fā)現(xiàn)問題，并迅速地給出解決方案，及時回饋，讓其感受到被重視、被尊重。
辦公室職員提升自己的知識儲備也能為同事供更好的服務，深入掌握管理學原理，信息管理，心理學和社會學等。有利于進行一系列的管理性活動，實施計劃、組織、人員編制、領(lǐng)導、控制等活動來協(xié)調(diào)他人的活動。辦公室職員有能力參與辦公室建設的研究之中，是企業(yè)建設中的人力資源。職員通過協(xié)助項目領(lǐng)導做好黨政業(yè)務，溝通各方面信息，做好員工管理工作，在參與建設之中也可以提升知識素養(yǎng)，體現(xiàn)自己的人生價值。
4  結(jié)語
管理是一門科學，也是一門藝術(shù)。在宏觀層面上，當前建筑企業(yè)正處于全面深化改革的階段，需要技術(shù)創(chuàng)新與管理改革的“雙輪驅(qū)動”，這就涉及建筑企業(yè)管理的創(chuàng)新發(fā)展問題。在中觀層面上，建筑企業(yè)自身發(fā)展需要管理學理論的支撐。建筑企業(yè)的改革發(fā)展，亟待管理理論開拓和方法探索。在微觀層面上，基層項目是建筑企業(yè)獲取效益的主要責任者，項目管理者需要借助科學的管理方式。重視管理能體系建設，充分利用管理學原理提升基層辦公室業(yè)務工作，整合各類資源，推進基層項目動態(tài)管理。

來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://00559.cn/w/kj/21223.html