高中學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀評估與創(chuàng)新探討

檔案管理亦為大難工作，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的總稱。高中檔案內(nèi)容包括學(xué)生畢業(yè)檔案，分別是高中三年參與各種賽事贏得的證書，學(xué)生學(xué)習(xí)檔案，學(xué)生畢業(yè)登記表，團員證，入團申請書以及高中三年的成績記錄表，除此之外還有教師的工作檔案，包括個人信息，教育背景，教學(xué)成果和學(xué)術(shù)研究等。此外，高中學(xué)校檔案的組織是管理該檔案的基本條件和基礎(chǔ)。通過對在結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)中收集的文件或檔案進行分類，加強檔案的組織和標(biāo)準(zhǔn)化。重要的是，要有條理地整理和管理檔案。高中學(xué)校檔案的特點是數(shù)量龐大，種類繁雜，并且檔案資料非常重要。因此高中學(xué)校檔案管理的工作開展需要高效率，工作人員應(yīng)具備分類管理和相關(guān)檔案保密工作整理的各種技巧，另外還需要注意相關(guān)的的法律法規(guī)的應(yīng)用和重視。

學(xué)校檔案管理人員在開展檔案管理工作時，必須遵循科學(xué)合理的管理原則，首先收集檔案資料要仔細(xì)，不能造成檔案的丟失和泄露。其次錄入檔案資料要健全，是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作。然后對檔案進行分類和命名。最后設(shè)置權(quán)限，這是很關(guān)鍵的一步，有的檔案會涉及到機密文件，如：員工檔案，學(xué)生個人檔案等。這些檔案如果管理不當(dāng)將會造成無法挽回的后果。

一、高中學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀評估

（一）檔案整理有待細(xì)化

高中學(xué)校在檔案整理方面有待細(xì)化。首先，一些高中學(xué)校缺少針對調(diào)整檔案管理等級工作指定的規(guī)章制度，高中學(xué)校檔案的機密性并不總是相同的，社會的發(fā)展，如果不存在一部分檔案庫中的一部分檔案，其適當(dāng)價值將降低及時降低此類文件的機密性級別是在浪費高中學(xué)校的管理資源。但是，在現(xiàn)階段，我國大多數(shù)高中學(xué)校仍缺乏檔案整理方面的細(xì)則，需要加強對檔案管理工作的整理，這可能會對高中未來的工作存在埋下隱患。高中學(xué)校多數(shù)檔案是由其它部門代替管理，如財政部取而代之，檔案總體的整理工作的成效不足。另一方面，高中學(xué)校員工關(guān)于教師檔案管理方面的思想層面不高，概念模糊不清，并且教師檔案管理工作沒有被放到堅實基礎(chǔ)的教師發(fā)展層面上去重新認(rèn)識，由此會出現(xiàn)教師檔案整理和管理工作分家的問題，兩者互不相關(guān)聯(lián)的模糊認(rèn)識。

（二）檔案歸檔管理需要繼續(xù)優(yōu)化

高校檔案管理部門缺乏文件意識。檔案管理部分的檔案服務(wù)收到的大多數(shù)文件來自學(xué)生的檔案管理和教師的業(yè)務(wù)檔案管理的日常管理活動，這些檔案的整理對檔案部門的管理具有一定的參考和參考價值，并構(gòu)成了學(xué)生和教師的“數(shù)據(jù)庫”。教師的業(yè)務(wù)檔案存儲在檔案管理部門中，還可以以供學(xué)校進行定期檢查，以及專家評審。因此，學(xué)校的檔案管理部門，會將一部分的檔案移交到備用的文件室，但是有的時候由于備用文件室的整理不及時，使得在轉(zhuǎn)移中檔案丟失的隱患。其次，在教師的業(yè)務(wù)檔案管理中，雖然檔案管理是檔案管理人員的工作，但是教師對自身業(yè)務(wù)檔案的整理也是檔案工作中的一環(huán)，很多教師缺少對檔案管理的優(yōu)化意識，忽略了及時提交業(yè)務(wù)資料和檔案的重要性。

其次，檔案部門缺乏一個科學(xué)的檔案系統(tǒng)。檔案部門是整個高中學(xué)校檔案工作的中央部門，該部門必須監(jiān)督教師完成教學(xué)檔案的書寫，配合學(xué)校進行教師業(yè)務(wù)檔案的檢查，并提供必要的操作說明。如果高中檔案部門中沒有科學(xué)的文件歸檔系統(tǒng)，那么檔案管理部門中的兼職歸檔員對歸檔操作的知識就會較弱，檔案整理規(guī)則和后續(xù)的管理法規(guī)對檔案管理部門而言不夠具體。結(jié)果可能會導(dǎo)致檔案管理部門對文件的時間和范圍沒有清晰的概念，這延遲了文件的顯示時間。并且高中學(xué)校員工缺少歸檔意識，認(rèn)為檔案整理過一次就不需要進行再次的整理，并且一部分歸檔工作會規(guī)定在一定的時間完成即可，這使得檔案歸檔的時間并不確定，如果是兩個以上的工作人員對檔案進行歸檔，可以會產(chǎn)生檔案歸檔工作的重復(fù)，浪費時間，或者造成一部分檔案沒有進行及時的歸檔和整理，將無法完成歸檔過程，這就說明檔案管理過程中歸檔以及如何開展歸檔工作顯得尤為重要。

（三）缺少電子檔案系統(tǒng)管理的完善

目前，很多高中學(xué)校已經(jīng)有自己的初步的、簡單的電子檔案系統(tǒng)，但是相較于融入大數(shù)據(jù)的智能系統(tǒng)，對電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化還是缺少優(yōu)化和完善。由于高中學(xué)校沒有電子檔案系統(tǒng)相關(guān)制度，所以電子檔案利用效率不高，還是手工為主的檔案管理，但是手工檔案也有自己的缺點，及手工檔案不便于管理和查詢，紙張材料容易發(fā)生儲存丟失遺落問題。而且人工保管檔案會有許多不穩(wěn)定因素在里面，比如工作人員可能因為生病導(dǎo)致連續(xù)半個月心情低落，無法全身心投入到工作中，導(dǎo)致在查找檔案時拖拖拉拉找不到，耽誤了檔案歸檔或者整理的整體進度。如果電子檔案系統(tǒng)可以進步完善，優(yōu)化更高一級的管理方式，那么這種事情就不會發(fā)生。所以檔案管理電子化在實行過程中可能出現(xiàn)許多問題，最可能出現(xiàn)的問題是部分電子檔案管理沒有與時俱進，或者沒有對檔案的電子化管理缺少統(tǒng)一性?，F(xiàn)在高中學(xué)校的檔案還處在一個紙質(zhì)檔案和電子檔案都存在的狀態(tài),目前高中學(xué)校的檔案管理電子系統(tǒng)的建設(shè)下，檔案管理系統(tǒng)以及檔案的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)都缺乏統(tǒng)一性,除此之外也沒有數(shù)據(jù)分析交換的電子目錄檔案系統(tǒng),對檔案使用，檢查等工作的開展都會有制約作用，從而沒有辦法實現(xiàn)真正的檔案資源的有效管理。由此來看，制定電子檔案系統(tǒng)雖然在高中學(xué)校的檔案管理中扮演著非常重要的角色，但是仍然需要進行優(yōu)化和升級。

二、高中學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）注重學(xué)校檔案的整理工作

高中學(xué)校對檔案的整理至關(guān)重要，通過有效的整理，為接下來的一系列檔案管理工作打下基礎(chǔ)。從如何提高學(xué)校檔案的整理效率，可以從以下三點入手。

1.提高檔案整理人員專業(yè)度。隨著時代的進步，檔案整理工作已經(jīng)不再是簡單的信息整理，其中包含了多個工作任務(wù)，入檔案中信息的分類、檔案的整合、收藏和歸檔等。并且在新時代發(fā)展的背景下，更融入了檔案信息化的管理，檔案的整理方式也在與時俱進的升級，對檔案管理人員提出了新的要求。工作人員不僅要具備一定的專業(yè)能力，還要有較高的電子系統(tǒng)軟件應(yīng)用能力。學(xué)校應(yīng)重視檔案整理工作人才建設(shè)和人才培養(yǎng)。組織員工定期進行培訓(xùn)，采取對外交流的形式，提供在崗學(xué)習(xí)機會，組織有關(guān)研討會，通過和其他單位交流，加強本單位檔案整理的工作經(jīng)驗，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。通過人才招聘，引進有專業(yè)知識的科班人才，提高檔案整理團隊整體水平。高中學(xué)校應(yīng)提高員工福利，保證員工福利待遇優(yōu)渥，保留住本高中學(xué)校的人才，防止人才流失。建立一支完整專業(yè)的檔案整理團隊。

2.規(guī)范檔案整理和提高檔案整理的質(zhì)量。檔案整理固然重要，但是不能為了提高完成檔案整理的工作，而忽略了檔案整理的質(zhì)量，因為檔案資料十分珍貴，特別是一部分的文字檔案，如果整理中出現(xiàn)問題，可能就會造成無法挽回的后果，所以要注重檔案整理的細(xì)節(jié)，如，要求檔案整理人員按照所需規(guī)定進行整理，例如檔案卷標(biāo)題、檔案號、卷內(nèi)目錄等，一定要符合檔案整理規(guī)范。第二點，責(zé)任到人，通過劃分整理方式，內(nèi)容，制定相關(guān)的制度以及懲罰，通過這種方式，提高員工對工作的認(rèn)真重視態(tài)度，加強檔案整理的質(zhì)量。

3強化檔案的收集工作并確保檔案整理的完整性和系統(tǒng)性。不管檔案收集的是否齊全，檔案整理工作都能繼續(xù)下去，但是意義卻相差甚遠(yuǎn)，有的檔案含金量很高，有的檔案卻是無用的檔案，檔案收集的是否完整，反映著該單位的工作經(jīng)歷是否確定、系統(tǒng)化。所以檔案的收集工作對于檔案整理來說是非常重要的。這就要求的檔案整理人員業(yè)務(wù)水平達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，在工作時一定要細(xì)心，保持思維縝密是工作的前提，對有價值的檔案資料不放過一絲一毫，建議學(xué)校按照季度收集整合一次檔案，按照檔案的性質(zhì)（如會議資料、音頻、活動、人事資料等。）劃分，此外，為了促進學(xué)校的發(fā)展，檔案整理工作人員應(yīng)該將整理要求設(shè)置為部門的工作職責(zé)，并且作為考核的標(biāo)準(zhǔn)。對于那些忽視檔案整理制度不按照規(guī)定工作的人員和部門應(yīng)該嚴(yán)加處理，建立完善的檔案整理制度，并且嚴(yán)格落到實處。

（二）加強檔案的歸檔

在整理完檔案后，還要注重新增檔案的技術(shù)歸檔，通過及時歸檔的方式，讓檔案管理的工作順利進行。

1.加強歸檔工作的監(jiān)督。檔案歸檔應(yīng)該每隔一段時間進行評價，部分高中學(xué)校則是一年一度進行檔案歸檔，一年一歸檔可能導(dǎo)致檔案數(shù)量太多，工作量大，檔案準(zhǔn)確度缺失，并且隨著時間過去太久很多小檔案容易缺失。建議高中學(xué)校把歸檔時間改成半年一次或者一個季度一次。并且對歸檔的程序做好管理，將具體的事項層層落實。設(shè)立獎懲措施，之后在每次做歸檔工作的時候，進行統(tǒng)計，以及總結(jié)，在檔案整理方面表現(xiàn)出色的部門和工作人員得到足夠的表揚和相應(yīng)的財政獎勵，而忽視監(jiān)督和相關(guān)制度的人則受到嚴(yán)厲處罰。應(yīng)當(dāng)建立監(jiān)督機制，使監(jiān)督人員公正、公平，對監(jiān)督人員發(fā)現(xiàn)不公平待遇應(yīng)嚴(yán)懲，在保存過程中應(yīng)仔細(xì)審查每一份文件，保證歸檔工作的順利收尾。

2.加強涉密檔案的日常管理和注重檔案的交接。涉密檔案對高中學(xué)校的重要意義不言而喻，要確保負(fù)責(zé)機密檔案的人負(fù)有更大的責(zé)任和極強的管理心，確保其工作的每一部分最終都得到保證，并明確遵守既定程序。加強對機密檔案的日常管理，包括完全按照既定程序訪問、清除和銷毀各種檔案，并核查登記和簽字，但未經(jīng)授權(quán)任何人都無權(quán)訪問這些檔案。在任何情況下，檔案管理員都必須將高中學(xué)校管理作為他們自己的守則。在進行檔案交接工作時，一定要保證及時，及時把檔案信息進行傳承，不能忘記一點細(xì)節(jié)，制定一套完善的交接流程，包括交接時間，交接人，交接內(nèi)容等。都要及時記錄在冊，進行備案。

（三）加強高中學(xué)校的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

在時代發(fā)展的背景下，電子檔案的管理已經(jīng)成為目前檔案管理的新方向，高中學(xué)校也要注重學(xué)校檔案管理方式的優(yōu)化，進一步完善學(xué)校電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，讓電子檔案管理系統(tǒng)能夠更好的服務(wù)于學(xué)生的檔案管理和教師的業(yè)務(wù)檔案管理。

1.制定電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度。關(guān)于高中學(xué)校制定電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度，也就是制定電子記錄管理系統(tǒng)方面的制度。創(chuàng)建一個電子歸檔系統(tǒng)可以降低高中學(xué)校的管理難度，并有助于規(guī)范檔案資源的使用，但是沒有電子檔案管理系統(tǒng)相關(guān)的制度，那這個電子檔案的利用效率就會很難到達(dá)理想效果。對于電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，可以與校外的公司進行合作，對本校的檔案工作人員進行培訓(xùn)，并提供一定的檔案系統(tǒng)的升級，從而提高檔案管理效率，如通過掃描的方式，對教師業(yè)務(wù)的紙質(zhì)檔案進行一式兩份的保管，并跟圖書館圖書管理一樣，將紙質(zhì)檔案放置位置進行錄入，最后以一一對應(yīng)的方式，完善后期對檔案的翻新閱讀。如果檔案移交到備用文件室，也要及時更新電子檔案系統(tǒng)的資料，如通過掃描的方式進行位置的錄入電子系統(tǒng)。

值得深思的是在檔案管理的現(xiàn)狀中，長期以來紙質(zhì)檔案的管理一直很少受到關(guān)注，這使得檔案管理的整體質(zhì)量較差且不規(guī)范，這是描述不同類型文件的規(guī)范不兼容，檔案管理制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性。在文件管理的電子應(yīng)用中，還必須在檔案管理中獲得具有強大集成能力的合格人員的支持。對電子檔案系統(tǒng)指定一些列的相關(guān)制度，使電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用更規(guī)范。

2.培養(yǎng)檔案管理工作人員的大數(shù)據(jù)思維。讓檔案管理工作者充分了解大數(shù)據(jù)的運用以及其內(nèi)在價值，培養(yǎng)工作人員大數(shù)據(jù)思維，有助于加快大數(shù)據(jù)使用在高中檔案管理部門的實踐與運用，并進一步挖掘數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)在價值。對于大數(shù)據(jù)融入到檔案管理而言，并不需要檔案管理人員其對大數(shù)據(jù)以及大數(shù)據(jù)分析技術(shù)背后數(shù)學(xué)原理與計算機科學(xué)原理有完全充分的了解，但應(yīng)可以明晰大數(shù)據(jù)的基本概念以及運用方向，明晰數(shù)據(jù)與信息的區(qū)別，并有意識的將大數(shù)據(jù)管理應(yīng)用在高中檔案管理。

結(jié)語

高中的檔案包括了學(xué)生和職工在校的主要信息，還包括校史資料和其他重要資料。檔案的管理具有十分重要的意義。高中學(xué)校應(yīng)當(dāng)注重自身的檔案管理工作，通過加強檔案工作的整理，注重檔案的及時歸檔以及運用先進的信息技術(shù)進行電子檔案系統(tǒng)的優(yōu)化和使用，讓檔案的管理工作更具有實際價值。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》  http://00559.cn/w/wy/32640.html