地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立與維護-計算機論文

計算機數(shù)據(jù)庫具有極大的優(yōu)點，將計算機數(shù)據(jù)庫應用于地方志，有助于有效地開發(fā)和利用地方志中的文獻信息資源，把原書本式的地方志建設成為計算機能夠識別的數(shù)碼式文獻，從而提高文獻的利用率，也進一步增強地方志工作的科學性和技術性，提高地方志工作的效率和服務水平。地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立一般存在以下步驟：
（一）建立高質(zhì)量的地方志計算機全文數(shù)據(jù)庫。地方志全文數(shù)據(jù)庫包括書名、文章名、關鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，另外還可根據(jù)地方志的實際需要建立諸如圖象、語言（音樂）等數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫具有：方便高效的特效，讀者可通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)檢索直接得到自己想要的文章全文；及時快捷，能方便及時的為讀者提供資料服務；避免了二次加工人為的差錯；同時也便于地方志的修改和增補。也就是說高質(zhì)量的地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立有利于提高對地方志的管理和服務水平。
（二）編制多種索引，滿足用戶多途徑檢索的要求。索引是讀者利用地方志數(shù)據(jù)庫的入口，因此，索引的編制應以科學為根據(jù)，以學科分類為基礎。索引與全文數(shù)據(jù)庫中的有關條目鏈接要科學，便于用戶從學科分類、主題、關鍵詞、參考文獻、人名等途徑進行查找。建立多個檢索口，還可以建立模糊檢索的方式，使查找、利用資料更準確、更快捷和便利。建立的索引一般分有以下幾類：關鍵詞索引：從地方志標題、章節(jié)和內(nèi)容中抽取具有代表性的關鍵詞，并能運用概念組配方式、揭示文獻內(nèi)容特征；分類索引：類目的索引以科學分類為依據(jù)，同時，還應照顧地方志本身的特征；人名索引，以地方志中人名為檢索途徑；地名索引，以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應的文獻內(nèi)容；條目縮影，以地方志各分冊的篇目為依據(jù)編排，只要鍵入分冊名和篇名，即可閱讀該分冊或指定篇目的全文數(shù)據(jù)。
三、地方志計算機數(shù)據(jù)庫的維護
地方志計算機數(shù)據(jù)庫建立后更繁忙和經(jīng)常的任務是做好計算機數(shù)據(jù)庫的維護。具體來說：
（一）人員方面。加強對數(shù)據(jù)庫管理人員的教育，使其具備較強的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，能夠熟練的掌握和應用計算機數(shù)據(jù)庫方面的有關技能，能夠?qū)τ嬎銠C的軟件和硬件有著基本的掌握和熟悉。
（二）數(shù)據(jù)庫更新和維護方面。數(shù)據(jù)庫建設完成后要對數(shù)據(jù)庫輸入信息的準確性進行詳細全面的檢查，并建立嚴格的定期檢查制度保障數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量；數(shù)據(jù)庫建設后要進行及時準確的更新。由于地方志的某些數(shù)據(jù)是動態(tài)的，若不適時對數(shù)據(jù)庫進行維護，勢必失去其準確性和全面性。因而必須對地方志計算機數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)變化情況進行及時準確的更新。
（三）重視用戶教育。地方志數(shù)據(jù)庫建設成功后，在使用過程中可能需要經(jīng)過一段時間的用戶培訓方能達到便捷方便的使用目的，因此數(shù)據(jù)庫建立后還要向使用者普及數(shù)據(jù)庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的，同時還應編制用戶使用手冊，在用戶上網(wǎng)的地方貼出相應的操作步驟，并可以在前期投入使用的時候安排若干人員進行義務幫助指導。
（四）提供方便快速的上網(wǎng)服務。地方志數(shù)據(jù)庫建立后，其投入使用必然要求配備一定數(shù)量的運行正常計算機，而且需要對計算機的運行速度、計算機的軟件與硬件進行定期的檢測和維護，以保證其能夠被正常的使用。地方志計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是將新型的計算機技術應用于地方志中的一種新嘗試和新方法，其對推廣數(shù)據(jù)庫的應用領域、提高地方志的使用率，增強其在推動社會經(jīng)濟、文化和政治中的作用發(fā)揮突出作用做出突出貢獻。但地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建設需要投入響應的時間、人力、物力去建設和更新，以更好地發(fā)揮其作用。希望本文的分析和研究能夠?qū)ν苿拥胤街緮?shù)據(jù)庫建設、運營和維護發(fā)揮積極的影響和作用。