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地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立與維護-計算機論文
作者:陳小杰來源:原創(chuàng)日期:2012-07-07人氣:850
計算機數(shù)據(jù)庫具有極大的優(yōu)點,將計算機數(shù)據(jù)庫應用于地方志,有助于有效地開發(fā)和利用地方志中的文獻信息資源,把原書本式的地方志建設成為計算機能夠識別的數(shù)碼式文獻,從而提高文獻的利用率,也進一步增強地方志工作的科學性和技術性,提高地方志工作的效率和服務水平。地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立一般存在以下步驟:
(一)建立高質(zhì)量的地方志計算機全文數(shù)據(jù)庫。地方志全文數(shù)據(jù)庫包括書名、文章名、關鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫,另外還可根據(jù)地方志的實際需要建立諸如圖象、語言(音樂)等數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫具有:方便高效的特效,讀者可通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)檢索直接得到自己想要的文章全文;及時快捷,能方便及時的為讀者提供資料服務;避免了二次加工人為的差錯;同時也便于地方志的修改和增補。也就是說高質(zhì)量的地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立有利于提高對地方志的管理和服務水平。
(二)編制多種索引,滿足用戶多途徑檢索的要求。索引是讀者利用地方志數(shù)據(jù)庫的入口,因此,索引的編制應以科學為根據(jù),以學科分類為基礎。索引與全文數(shù)據(jù)庫中的有關條目鏈接要科學,便于用戶從學科分類、主題、關鍵詞、參考文獻、人名等途徑進行查找。建立多個檢索口,還可以建立模糊檢索的方式,使查找、利用資料更準確、更快捷和便利。建立的索引一般分有以下幾類:關鍵詞索引:從地方志標題、章節(jié)和內(nèi)容中抽取具有代表性的關鍵詞,并能運用概念組配方式、揭示文獻內(nèi)容特征;分類索引:類目的索引以科學分類為依據(jù),同時,還應照顧地方志本身的特征;人名索引,以地方志中人名為檢索途徑;地名索引,以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應的文獻內(nèi)容;條目縮影,以地方志各分冊的篇目為依據(jù)編排,只要鍵入分冊名和篇名,即可閱讀該分冊或指定篇目的全文數(shù)據(jù)。
三、地方志計算機數(shù)據(jù)庫的維護
地方志計算機數(shù)據(jù)庫建立后更繁忙和經(jīng)常的任務是做好計算機數(shù)據(jù)庫的維護。具體來說:
(一)人員方面。加強對數(shù)據(jù)庫管理人員的教育,使其具備較強的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能,能夠熟練的掌握和應用計算機數(shù)據(jù)庫方面的有關技能,能夠?qū)τ嬎銠C的軟件和硬件有著基本的掌握和熟悉。
(二)數(shù)據(jù)庫更新和維護方面。數(shù)據(jù)庫建設完成后要對數(shù)據(jù)庫輸入信息的準確性進行詳細全面的檢查,并建立嚴格的定期檢查制度保障數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量;數(shù)據(jù)庫建設后要進行及時準確的更新。由于地方志的某些數(shù)據(jù)是動態(tài)的,若不適時對數(shù)據(jù)庫進行維護,勢必失去其準確性和全面性。因而必須對地方志計算機數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)變化情況進行及時準確的更新。
(三)重視用戶教育。地方志數(shù)據(jù)庫建設成功后,在使用過程中可能需要經(jīng)過一段時間的用戶培訓方能達到便捷方便的使用目的,因此數(shù)據(jù)庫建立后還要向使用者普及數(shù)據(jù)庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的,同時還應編制用戶使用手冊,在用戶上網(wǎng)的地方貼出相應的操作步驟,并可以在前期投入使用的時候安排若干人員進行義務幫助指導。
(四)提供方便快速的上網(wǎng)服務。地方志數(shù)據(jù)庫建立后,其投入使用必然要求配備一定數(shù)量的運行正常計算機,而且需要對計算機的運行速度、計算機的軟件與硬件進行定期的檢測和維護,以保證其能夠被正常的使用。地方志計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是將新型的計算機技術應用于地方志中的一種新嘗試和新方法,其對推廣數(shù)據(jù)庫的應用領域、提高地方志的使用率,增強其在推動社會經(jīng)濟、文化和政治中的作用發(fā)揮突出作用做出突出貢獻。但地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建設需要投入響應的時間、人力、物力去建設和更新,以更好地發(fā)揮其作用。希望本文的分析和研究能夠?qū)ν苿拥胤街緮?shù)據(jù)庫建設、運營和維護發(fā)揮積極的影響和作用。
(一)建立高質(zhì)量的地方志計算機全文數(shù)據(jù)庫。地方志全文數(shù)據(jù)庫包括書名、文章名、關鍵詞、正文、人名、地名、年代、參考文獻等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫,另外還可根據(jù)地方志的實際需要建立諸如圖象、語言(音樂)等數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫具有:方便高效的特效,讀者可通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)檢索直接得到自己想要的文章全文;及時快捷,能方便及時的為讀者提供資料服務;避免了二次加工人為的差錯;同時也便于地方志的修改和增補。也就是說高質(zhì)量的地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建立有利于提高對地方志的管理和服務水平。
(二)編制多種索引,滿足用戶多途徑檢索的要求。索引是讀者利用地方志數(shù)據(jù)庫的入口,因此,索引的編制應以科學為根據(jù),以學科分類為基礎。索引與全文數(shù)據(jù)庫中的有關條目鏈接要科學,便于用戶從學科分類、主題、關鍵詞、參考文獻、人名等途徑進行查找。建立多個檢索口,還可以建立模糊檢索的方式,使查找、利用資料更準確、更快捷和便利。建立的索引一般分有以下幾類:關鍵詞索引:從地方志標題、章節(jié)和內(nèi)容中抽取具有代表性的關鍵詞,并能運用概念組配方式、揭示文獻內(nèi)容特征;分類索引:類目的索引以科學分類為依據(jù),同時,還應照顧地方志本身的特征;人名索引,以地方志中人名為檢索途徑;地名索引,以地方志中所涉及到的地名為檢索途徑查找相應的文獻內(nèi)容;條目縮影,以地方志各分冊的篇目為依據(jù)編排,只要鍵入分冊名和篇名,即可閱讀該分冊或指定篇目的全文數(shù)據(jù)。
三、地方志計算機數(shù)據(jù)庫的維護
地方志計算機數(shù)據(jù)庫建立后更繁忙和經(jīng)常的任務是做好計算機數(shù)據(jù)庫的維護。具體來說:
(一)人員方面。加強對數(shù)據(jù)庫管理人員的教育,使其具備較強的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能,能夠熟練的掌握和應用計算機數(shù)據(jù)庫方面的有關技能,能夠?qū)τ嬎銠C的軟件和硬件有著基本的掌握和熟悉。
(二)數(shù)據(jù)庫更新和維護方面。數(shù)據(jù)庫建設完成后要對數(shù)據(jù)庫輸入信息的準確性進行詳細全面的檢查,并建立嚴格的定期檢查制度保障數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量;數(shù)據(jù)庫建設后要進行及時準確的更新。由于地方志的某些數(shù)據(jù)是動態(tài)的,若不適時對數(shù)據(jù)庫進行維護,勢必失去其準確性和全面性。因而必須對地方志計算機數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)變化情況進行及時準確的更新。
(三)重視用戶教育。地方志數(shù)據(jù)庫建設成功后,在使用過程中可能需要經(jīng)過一段時間的用戶培訓方能達到便捷方便的使用目的,因此數(shù)據(jù)庫建立后還要向使用者普及數(shù)據(jù)庫知識以及計算機方面的知識是非常必要的,同時還應編制用戶使用手冊,在用戶上網(wǎng)的地方貼出相應的操作步驟,并可以在前期投入使用的時候安排若干人員進行義務幫助指導。
(四)提供方便快速的上網(wǎng)服務。地方志數(shù)據(jù)庫建立后,其投入使用必然要求配備一定數(shù)量的運行正常計算機,而且需要對計算機的運行速度、計算機的軟件與硬件進行定期的檢測和維護,以保證其能夠被正常的使用。地方志計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是將新型的計算機技術應用于地方志中的一種新嘗試和新方法,其對推廣數(shù)據(jù)庫的應用領域、提高地方志的使用率,增強其在推動社會經(jīng)濟、文化和政治中的作用發(fā)揮突出作用做出突出貢獻。但地方志計算機數(shù)據(jù)庫的建設需要投入響應的時間、人力、物力去建設和更新,以更好地發(fā)揮其作用。希望本文的分析和研究能夠?qū)ν苿拥胤街緮?shù)據(jù)庫建設、運營和維護發(fā)揮積極的影響和作用。
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