強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率的策略研究

隨著現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性愈發(fā)突出。醫(yī)院檔案管理是指對(duì)患者信息的收集、存儲(chǔ)、整理、保管和利用的一系列管理活動(dòng)，良好的醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)療質(zhì)量的評(píng)估、醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)的控制、科學(xué)決策以及患者安全都至關(guān)重要。醫(yī)院檔案中包含了豐富的數(shù)據(jù)和信息，可幫助管理層深入了解醫(yī)院的運(yùn)營情況、財(cái)務(wù)狀況、患者服務(wù)水平等方面的情況，為決策提供客觀依據(jù)。通過分析醫(yī)院檔案資料，管理層可全面了解醫(yī)院的整體運(yùn)營情況，包括各個(gè)部門的工作情況、人員配置、設(shè)備利用率等，能夠識(shí)別醫(yī)院運(yùn)營中存在的問題與不足，從而采取針對(duì)性改建措施，可促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在信息不完整、檔案分布混亂、安全隱患等情況，故采取有效措施加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理具有重要價(jià)值。精細(xì)化管理的臨床應(yīng)用價(jià)值較為顯著，強(qiáng)調(diào)對(duì)組織、流程或活動(dòng)的細(xì)節(jié)進(jìn)行深入和精細(xì)的管理和控制，以提高效率、質(zhì)量和績效，此種管理方法注重對(duì)各方面細(xì)節(jié)的監(jiān)控、調(diào)整和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)更好的管理效果。本文重點(diǎn)分析了精細(xì)化管理用于醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值，期望為檔案管理工作提供參考。

1 資料與方法

1.1一般資料

本院于2023年6月在本院檔案管理中運(yùn)用精細(xì)化管理，將2023年1月-6月作為管理前，將2023年6月-12月作為管理后，選擇管理前后的200份檔案資料為研究對(duì)象。管理前后檔案管理室工作人員無變動(dòng)情況，可保證研究內(nèi)容的穩(wěn)定性、可靠性。工作人員共計(jì)10名，男性3名，女性7名，年齡區(qū)間為29-37歲，均齡（33.07±2.17）歲。

1.2方法

2023年1月-6月為管理前，采取常規(guī)管理，工作人員按照規(guī)章制度對(duì)檔案進(jìn)行管理。

2023年6月-12月為管理后，采取精細(xì)化管理，具體為：（1）管理概念精細(xì)化。管理層應(yīng)該明確檔案管理的政策和目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)精細(xì)化管理的重要性，并將其納入醫(yī)院的管理體系中。醫(yī)院可以定期組織檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)課程、講座和研討會(huì)，邀請(qǐng)專業(yè)人士分享精細(xì)化管理理念和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，幫助檔案管理人員了解并應(yīng)用最新的管理理念。精細(xì)化管理需要有效地溝通與協(xié)作。醫(yī)院可以建立跨部門的溝通機(jī)制，確保信息暢通，促進(jìn)各部門間的合作與協(xié)調(diào)，同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況引入信息化技術(shù)，如電子健康記錄系統(tǒng)，以提高檔案管理的效率和精度，同時(shí)降低紙質(zhì)檔案管理可能存在的問題。（2）管理制度精細(xì)化。精細(xì)化管理要求管理制度與實(shí)際情況相結(jié)合，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的具體需求和特點(diǎn)，細(xì)化制定檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，確保管理制度切實(shí)可行、符合實(shí)際操作。在制定精細(xì)化管理制度時(shí)，需要進(jìn)行科學(xué)分析和長遠(yuǎn)規(guī)劃，明確檔案管理的重要性和目標(biāo)，以此為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)制度內(nèi)容，確保檔案管理工作有條不紊地開展。管理制度應(yīng)該是一個(gè)動(dòng)態(tài)的體系，醫(yī)院需要不斷完善與優(yōu)化檔案管理制度，隨著醫(yī)院發(fā)展和需求的變化，及時(shí)對(duì)制度進(jìn)行更新和調(diào)整。設(shè)立明確的獎(jiǎng)懲制度可以激勵(lì)檔案管理人員遵守規(guī)章制度，同時(shí)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行懲處，保證檔案管理工作的規(guī)范性和效率。（3）管理設(shè)施精細(xì)化。定期評(píng)估和更新檔案管理所需的硬件設(shè)備，包括密集架、保險(xiǎn)柜、文件柜等，確保設(shè)備的性能和質(zhì)量符合檔案管理的需求。根據(jù)國家對(duì)檔案管理工作的要求，設(shè)計(jì)具有防盜、防光、防火、防潮和防高溫功能的檔案庫房和辦公室結(jié)構(gòu)。合理規(guī)劃庫房規(guī)模，考慮未來10～20年的檔案管理需求。檔案庫房內(nèi)配備遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)和消防安全系統(tǒng)，以確保檔案安全和緊急情況的及時(shí)響應(yīng)，保障檔案的完整性和可靠性。（4）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。定期組織檔案管理培訓(xùn)和討論會(huì)，幫助工作人員建立正確的管理意識(shí)和創(chuàng)新理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性。通過內(nèi)部宣傳欄、會(huì)議、培訓(xùn)等形式，向全體員工傳達(dá)檔案管理的重要性，激發(fā)員工的參與和支持，同時(shí)鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)，參與行業(yè)會(huì)議、培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)，不斷提升自身檔案管理水平。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要給予檔案管理部門足夠的支持和資源投入，制定合理的規(guī)劃，加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)備建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。幫助檔案管理人員轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，意識(shí)到他們?cè)卺t(yī)院管理工作中的重要性，鼓勵(lì)他們積極參與檔案資料的歸類、整理和管理工作。（5）開發(fā)檔案管理應(yīng)用?；谛聲r(shí)代發(fā)展背景，信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，故醫(yī)院在開展檔案管理期間，可引入信息管理系統(tǒng)和數(shù)字信息設(shè)備，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以提升檔案管理的質(zhì)量、效率和現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。信息管理系統(tǒng)可以全面監(jiān)控檔案資料的收集、整理和存儲(chǔ)過程，確保檔案管理工作的全面性和及時(shí)性。利用信息技術(shù)管理檔案資料可以加快整理和編制速度，管理者可以通過關(guān)鍵詞檢索迅速找到需要的文件，提高查找效率，節(jié)約時(shí)間和資源成本。信息化檔案管理不僅節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，還減少了紙質(zhì)檔案的使用和存儲(chǔ)空間，降低了環(huán)境負(fù)擔(dān)。信息化檔案管理系統(tǒng)可以為管理者提供數(shù)據(jù)分析和報(bào)告功能，幫助管理者更好地了解檔案資料的運(yùn)用情況，為決策提供數(shù)據(jù)支持。（6）提升管理人員素養(yǎng)。醫(yī)院應(yīng)該制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與程序，包括檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)、檢索和銷毀等方面，確保檔案管理工作的規(guī)范性和連續(xù)性。將檔案管理工作納入醫(yī)院的年度考核體系中，設(shè)立相關(guān)指標(biāo)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期評(píng)估和考核，以激勵(lì)工作人員積極參與和提升檔案管理水平。制定針對(duì)檔案管理工作的年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，鼓勵(lì)工作人員按照學(xué)術(shù)要求展開進(jìn)修學(xué)習(xí)，提升管理水平和專業(yè)素養(yǎng)，不斷適應(yīng)和應(yīng)對(duì)檔案管理工作的新需求。建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)專業(yè)能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)，提高團(tuán)隊(duì)整體水平和效能，推動(dòng)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)和發(fā)展。此外，醫(yī)院還需將檔案管理人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院整體人才培育體系中，為檔案管理人員提供持續(xù)的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)，不斷提高其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。

1.3觀察指標(biāo)

（1）管理情況。分析管理前后的檔案缺失率、破損率、正確利用率、檔案獲取時(shí)間、歸檔耗時(shí)。（2）管理質(zhì)量。采取醫(yī)院自制量表（量表總分值為100分，重測效度為0.862，Cronbach’sα系數(shù)為0.853）評(píng)價(jià)檔案管理質(zhì)量情況，內(nèi)容涉及檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準(zhǔn)確性、培訓(xùn)及教育、持續(xù)改進(jìn)，分值與管理質(zhì)量呈正比。

1.4統(tǒng)計(jì)學(xué)處理

所用數(shù)據(jù)分析包為SPSS23.0，對(duì)于計(jì)數(shù)資料，以卡方檢驗(yàn)（檢驗(yàn)）組間差異，采取[n/(%)]表示；對(duì)于計(jì)量資料，以t檢驗(yàn)組間差異，采取±s表示，顯著性水平通常為P＜0.05。

2結(jié)果

2.1管理情況分析

管理后檔案破損率、缺失率低于管理前，正確利用率高于管理前，管理后檔案獲取時(shí)間、歸檔耗時(shí)均短于管理前，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)價(jià)值（P＜0.05），見表1。

表1：檔案管理情況表（±s，分）

2.2管理質(zhì)量評(píng)估

管理后檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準(zhǔn)確性、培訓(xùn)及教育、持續(xù)改進(jìn)評(píng)分均高于管理前，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)價(jià)值（P＜0.05），數(shù)據(jù)見表2分析。

表2：管理質(zhì)量評(píng)估表（±s，分）

3討論

 醫(yī)院檔案管理是對(duì)患者醫(yī)療信息的收集、存儲(chǔ)、整理和利用，包括患者的病歷、診療記錄、檢查報(bào)告等，良好的檔案管理可以確?；颊哚t(yī)療信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，有利于醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者進(jìn)行科學(xué)診療和醫(yī)療決策。此外，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院遵守法律法規(guī)的重要保障，同時(shí)也是醫(yī)療質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，故強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理措施具有重要價(jià)值。隨著醫(yī)療體質(zhì)改個(gè)的深入，醫(yī)院檔案數(shù)量明顯增加，其價(jià)值特逐漸凸顯。在新時(shí)代背景下，醫(yī)院需要利用醫(yī)療體制改個(gè)提供的契機(jī)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度規(guī)范的建設(shè)，同時(shí)完善管理工作，從而提升檔案管理質(zhì)量及效率。

本研究結(jié)果顯示，管理后檔案破損率、缺失率低于管理前，正確利用率高于管理前，管理后檔案獲取時(shí)間、歸檔耗時(shí)均短于管理前，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)價(jià)值（P＜0.05）；管理后檔案合理性、檔案完整性、檔案保密性、檔案可用性、檔案準(zhǔn)確性、培訓(xùn)及教育、持續(xù)改進(jìn)評(píng)分均高于管理前，差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)價(jià)值（P＜0.05），分析原因主要是：精細(xì)化管理可以通過精確地規(guī)劃、設(shè)計(jì)和執(zhí)行，提高醫(yī)院檔案管理的效率。合理規(guī)劃檔案庫房結(jié)構(gòu)、配備適當(dāng)?shù)脑O(shè)備設(shè)施，以及優(yōu)化流程和管理方法，可有效減少檔案管理過程中的時(shí)間浪費(fèi)和資源浪費(fèi)。精細(xì)化管理能夠幫助醫(yī)院檔案管理部門更加高效地組織、存儲(chǔ)、檢索和利用檔案信息，從而提高工作效率和準(zhǔn)確性。通過精細(xì)管理，可以更快速地找到需要的檔案信息，減少因?yàn)闄n案遺失或混亂而導(dǎo)致的工作延誤。此外，精細(xì)化管理可以提升檔案的安全性和保密性，通過設(shè)計(jì)防盜、防火、防潮等功能完備的存儲(chǔ)設(shè)施，及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施，以及建立監(jiān)控和安全系統(tǒng)，可以有效保護(hù)檔案的完整性和安全性，還可提升檔案正確利用率。

綜上所述，在醫(yī)院檔案管理中運(yùn)用精細(xì)化管理具有重要價(jià)值，可減少檔案缺失、破損風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率以及利用率，同時(shí)還可提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，值得臨床參考。

文章來源：  《文化產(chǎn)業(yè)》   http://00559.cn/w/wy/32640.html