新時期加強(qiáng)政府檔案管理工作的思考

政府檔案管理的必要性

人類社會發(fā)展與進(jìn)步的標(biāo)志之一就是有了社會文明的出現(xiàn)，而檔案則是社會文明需求下的產(chǎn)物。檔案的記錄來源于真實的歷史發(fā)生，清晰的記錄了人類社會發(fā)展的腳印。而現(xiàn)代社會的檔案則是由點及線，由線成面，橫縱維度結(jié)合的記錄了國家社會各個領(lǐng)域的發(fā)展與成果。檔案從環(huán)境因素，經(jīng)濟(jì)因素，文化因素，科技因素，多角度的整理了國家不同要素的成長痕跡，逐步成為社會各組織單位制定方針政策、計劃目標(biāo)的重要依據(jù)與憑證。

檔案的存在是全人類智慧文明的寶藏，以國家為單位，政府機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對于檔案的高效管理，是國家社會文化建設(shè)的基礎(chǔ)性要求，更是國家文化領(lǐng)域，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域等多維度建設(shè)的助力性舉措。對內(nèi)來說，檔案的有序全面管理是城市建設(shè)，群眾普查與管理，各單位信息互通的最佳捷徑之一，各社會單位可以便捷精準(zhǔn)的整理人口信息，群眾個體情況，在醫(yī)療，就業(yè)等多領(lǐng)域與社會企業(yè)及學(xué)校教育取得緊密的聯(lián)系，讓檔案信息不會出現(xiàn)斷層與遺錯。

政府檔案管理目前遇到的困難

（一）信息時代的沖擊

受市場環(huán)境及文化環(huán)境因素影響，互聯(lián)網(wǎng)以勢不可擋的姿態(tài)入駐了大部分社會領(lǐng)域。信息爆炸時代的來臨，有相當(dāng)一部分社會工作轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上作業(yè)，傳統(tǒng)的圖文影音樣式的檔案存檔與管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案及管理。這一轉(zhuǎn)變是時代的選擇，是信息時代的必然產(chǎn)物，但由于電子檔案尚處在發(fā)展期，相對不夠成熟完善，導(dǎo)致在電子檔案管理上出現(xiàn)了很多漏洞。如何提高電子檔案的管理和安全性迫在眉睫。

（二）檔案管理人員流失與能力不足

檔案管理目前所需的仍是人工化的操作做為筑基性輔助，但由于部分管理人員對于電子檔案的信息管理認(rèn)識有所欠缺，進(jìn)步緩慢，導(dǎo)致電子檔案的線上管理存在人為的短板。在檔案管理這一社會職責(zé)環(huán)節(jié)存在人員缺口問題，以及人員技能熟練度的問題。

（三）新型操作模式的限制

在互聯(lián)網(wǎng)效應(yīng)的推動下，社會文化建設(shè)增強(qiáng)了受眾群體的參與度與互動感。這樣多對一新模式下的檔案管理則出現(xiàn)了滯塞與分歧。傳統(tǒng)模式下的檔案管理仍具有極高的影響力，也是大部分受眾群體的首選模式，但政府正在經(jīng)歷傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理的關(guān)鍵性階段，如何維持受眾群體與政府檔案管理的平衡，及互利共贏則成為了新模式下檔案管理的限制與突破口。政府管理需要更好的服務(wù)于民，服務(wù)于社會，更是要從社會的反饋中吸取經(jīng)驗與教訓(xùn)，去引導(dǎo)受眾群體協(xié)同發(fā)展。

政府檔案管理的措施與應(yīng)對

（一）扎實檔案管理的基本功

檔案的管理需要在檔案全面、有效及實時的基礎(chǔ)上進(jìn)行。要從檔案的收集上狠抓管理，不能單一的、簡單而片面的進(jìn)行收集，而是要從多樣化的資源和信息中豐富檔案的基本信息，據(jù)實記錄信息原貌及要素，以避免檔案信息流暢性的卡頓與完整度的斷層[1]。收集檔案信息不僅要注重量，更要注重質(zhì)。在質(zhì)量的深度和廣度上下功夫，讓檔案信息多元化、豐富化，全面反映事實信息并存檔記錄，只有收集的檔案具有意義與啟發(fā)性，才可以進(jìn)一步去推動檔案管理的務(wù)實性。

在檔案收集的基礎(chǔ)上，如何有效的梳理檔案是檔案管理的重中之重。信息的復(fù)雜性及多重性導(dǎo)致檔案的信息元素和基數(shù)都十分龐大，要對檔案進(jìn)行分門別類的整理，同元素的信息要有序的整理到一起，按照不同元素的特性，根據(jù)時間、重要性等多角度篩選條件進(jìn)行最終的排序處理。科學(xué)的檔案管理既能方便檔案信息的倒推和反查，又能更好的服務(wù)于大眾及各單位社會群體及個人。

（二）檔案管理的電子化、信息化、聯(lián)網(wǎng)化

只有在完善檔案管理的基本要素的前提下，才能進(jìn)一步完成檔案管理的信息開發(fā)和利用。政府的檔案管理要做到精準(zhǔn)、及時，同時要服務(wù)于社會及單個受眾群體。電子化、信息化、聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理在現(xiàn)代社會文明具有里程碑式的改革意義。受眾群體可以通過網(wǎng)絡(luò)去查詢個人的基本信息，實時跟蹤政策變化，更能對政府檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和反饋。

這一新時代的發(fā)展要求，促使政府的檔案管理工作電子化的完善工作需要盡快提上日程。要求基層的服務(wù)人員熟練掌握電子檔案管理的新技能，準(zhǔn)確操作，任何的問題和弊端也要及時的反映到管理工作中來，提高服務(wù)意識和風(fēng)險意識，同時加強(qiáng)對受眾群體的宣傳工作，引領(lǐng)受眾群體規(guī)范化操作，同步完成檔案管理的新模式轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語

新時期，新的思考。政府檔案管理工作是一項系統(tǒng)性極強(qiáng)的社會性變革作業(yè)。于政府自身而言，新模式的檔案管理是社會發(fā)展的需求，政府需要通過理念意識的轉(zhuǎn)變?nèi)ビ线@一需求。提高自身的服務(wù)意識與服務(wù)方式，改變自身的服務(wù)結(jié)構(gòu)。將主動吸收信息元素繼續(xù)發(fā)散為開放式接收各渠道的信息，科學(xué)的建檔，將檔案意識滲透到受眾群體當(dāng)中，從而形成一個良性的非閉合式循環(huán)。政府檔案管理于整個社會而言，高端的檔案管理是整個社會秩序高速運行的基石。檔案管理的精簡與改革，將拉動了整個社會精神文明建設(shè)的穩(wěn)步提高，更是進(jìn)一步側(cè)面推動了市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)，城市信息建設(shè)的發(fā)展。政府檔案管理作為國家內(nèi)部的核心力量之一，全方位添彩于國家建設(shè)的宏偉藍(lán)圖。

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