檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

檔案信息化建設(shè)的重要性

在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式，會使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術(shù)的支撐下，會促使機構(gòu)原先檔案管理形式的變化，如檔案會以數(shù)據(jù)信息的形式予以儲存，而且借助信息化管理系統(tǒng)能夠在較短的時間內(nèi)處理海量的信息內(nèi)容，這樣能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的工作量大大的壓縮，工作效率也會隨之提升。并且，借助信息技術(shù)，檔案工作信息化會變得更加的正規(guī)化，比如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調(diào)用更加的高效，這也能夠為相關(guān)決策提供更加高效、可靠的信息參考，對于工作的整體運行效率的提升有著重要的促進作用。

目前的信息化檔案管理水平

（一）管理者缺乏重視

平心而論，當前階段檔案管理信息化建設(shè)雖然取得一定成效，但還是面臨諸多問題以及不足，亟待解決。相當一部分管理者缺乏對檔案信息化建設(shè)工作的重視和關(guān)注。管理者們往往覺得檔案信息對于而言并沒有實質(zhì)性的作用，并不需要作為一項重要的日常管理工作而落實，在這項工作開展過程中，沒有提供相應(yīng)的資金支持，同時也缺乏信息化檔案專業(yè)人才的引進與培訓，檔案信息化建設(shè)可謂舉步維艱。

（二）檔案信息化管理制度缺失

目前,由于偉大的檔案管理環(huán)境的變化，必須以完善的管理體系為保證檔案信息化建設(shè)，并不斷提高和完善系統(tǒng)在實際工作中，尤其是制定標準化管理辦法歸檔存儲，權(quán)限控制和實時歸檔。在實際發(fā)展過程中，學校對教學和科研工作給予了足夠的重視，而對檔案工作的重視則相對較少。

（三）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏完善性

毫無疑問，檔案管理信息化建設(shè)想要有序進行，離不開科學的、完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持。但實事求是地講，現(xiàn)階段檔案信息化管理沒有形成一個固定化、統(tǒng)一化的標準，結(jié)果致使整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)缺乏一定的完善性，對檔案管理信息化建設(shè)各項工作開展形成各種制約。

檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

（一）構(gòu)建完善的管檔案理制度

目前，我國檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)還不完善。學校必須建立和完善能夠在實際工作中有效實現(xiàn)和實施的案例管理制度，為檔案信息管理提供明確的指導。在檔案信息的實際建設(shè)中，要加強資源整合，不斷豐富檔案資源，促進檔案利用服務(wù)水平的提高，為實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標奠定堅實基礎(chǔ)。

（二）管理人員必須要加強檔案管理的信息化理念

結(jié)合上文分析不難看出，檔案信息化建設(shè)過程中所面臨的問題與考驗比比皆是。想要有效解決這些問題與弊端，全面提升檔案信息化建設(shè)的各項工作效率與質(zhì)量。應(yīng)當加強所有管理人員對這項工作重要性的認識。讓所有人形成一種共識，那就是這項工作是未來檔案工作的主要方向和必經(jīng)之路。只有加強檔案管理信息化理念，從整個管理層到具體的管理人員才能夠集中精力，激發(fā)工作的主動性和積極性，全身心投入檔案信息化建設(shè)的日常工作之中。

（三）強化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

應(yīng)及時更新服務(wù)器、防火墻、交換機等設(shè)備，加大資金投入，為檔案資料管理向信息化方式轉(zhuǎn)型升級提供足夠的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。與此同時，相關(guān)的配套軟件也要跟上腳步，積極建立文件信息軟件系統(tǒng)，全面提高文件處理效率，及時升級系統(tǒng)軟件。

（四）積極培養(yǎng)和引進優(yōu)秀檔案信息化管理人才

檔案信息化建設(shè)整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強培訓質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項專業(yè)培訓以及指導環(huán)節(jié)中，管理層應(yīng)當精挑細選出能力出眾且有責任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術(shù)人員，定期、定點進行系統(tǒng)化培訓和檢查。讓所有檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應(yīng)有的技能水平和工作能力。此外，在先進人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，人力資源部門應(yīng)當采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應(yīng)聘者提供一個公平、公正的競爭舞臺，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機會大展拳腳，將自己的知識水平和專業(yè)技術(shù)全面展現(xiàn)出來，為檔案信息化建設(shè)工作添磚加瓦。

（五）以科學的方式和先進的技術(shù)構(gòu)建檔案資料信息化管理

一方面,應(yīng)該首先完善檔案信息化建設(shè)所必須遵循的相關(guān)規(guī)章制度,設(shè)定合理的檔案資料管理目標,設(shè)計一整套可以落實的檔案資料管理工作制度。同時，統(tǒng)一電子文檔和信息傳輸，提高信息交換效率。檔案資料的合理運用需要完善的法律保障。

結(jié)語

在信息化時代，傳統(tǒng)企業(yè)進行信息化改造是大勢所趨。企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，既能促進企業(yè)內(nèi)部效率提升，也可以幫助企業(yè)更好地與外界交流和合作。福能集團應(yīng)該關(guān)注企業(yè)內(nèi)部檔案信息化進程中出現(xiàn)的問題，并在下一階段的計劃中合理解決問題，在人員培養(yǎng)、設(shè)備更新、信息利用和信息安全等方面加大投入，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平提升。

本文來源：《魅力中國》：http://00559.cn/w/wy/25805.html