新形勢下物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的有效策略分析

隨著城市化的快速發(fā)展，物業(yè)企業(yè)的規(guī)模不斷壯大，內(nèi)部結(jié)構(gòu)也逐漸復(fù)雜化，為物業(yè)企業(yè)的管理帶來一定的難度，內(nèi)部控制作為企業(yè)內(nèi)部管控的重要手段，是實現(xiàn)企業(yè)進一步發(fā)展的必然要求，為保證企業(yè)內(nèi)部正常運行，營造良好的工作環(huán)境，必須對其高度重視，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)內(nèi)容，完善企業(yè)內(nèi)部管控制度，推進企業(yè)的健康發(fā)展。

一、新形勢下物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的重要性

物業(yè)企業(yè)主要工作內(nèi)容是管理小區(qū)和服務(wù)小區(qū)業(yè)主，在新形勢下，隨著生活水平的提高，人們對物業(yè)管理的需求也提出了高標準，為有效提高物業(yè)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，必須要從根源做起，加強企業(yè)內(nèi)部控制工作，完善內(nèi)部結(jié)構(gòu)體系，提高企業(yè)的管理效率。物業(yè)企業(yè)在發(fā)展的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)財務(wù)風險、經(jīng)營風險等情況，在企業(yè)運行的過程中，無論哪種風險都會影響企業(yè)的發(fā)展，而將內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的監(jiān)督手段，對企業(yè)運行中的薄弱環(huán)節(jié)進行嚴格控制，可以保證企業(yè)經(jīng)濟活動的規(guī)范性，提高企業(yè)資源應(yīng)用的安全性，實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標[1]。工作人員是推進企業(yè)穩(wěn)定運行的重要保障，通過建立內(nèi)部結(jié)構(gòu)體系，加大企業(yè)內(nèi)部管理力度，優(yōu)化內(nèi)部職能機構(gòu)，可以規(guī)范企業(yè)員工的工作行為，提高員工的責任意識，確保員工始終遵循嚴謹、高效的原則，強化企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，滿足人們的需求。另外，內(nèi)部控制是保障財務(wù)管理的基礎(chǔ)，通過健全企業(yè)內(nèi)部控制，可以保證財務(wù)信息的準確性，并以此為依據(jù)開展經(jīng)營管理活動。實現(xiàn)對財務(wù)的控制，對企業(yè)風險的評估，將企業(yè)財務(wù)風險降到最低，對企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)具有促進的作用，進一步提高企業(yè)的市場競爭力。

二、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制制度不完善

健全的內(nèi)部控制制度是保證工作有效落實的前提，但目前由于內(nèi)部控制系統(tǒng)和控制目標之間銜接不足，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度存在不完善的情況，影響工作的落實。首先，物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制流程不規(guī)范，管理機制不科學(xué)，導(dǎo)致崗位之間劃分不明確，各部門之間缺少緊密連接性，內(nèi)在聯(lián)系缺如，無法保證企業(yè)管理控制工作的有序進行，增加控制的難度。其次，物業(yè)企業(yè)由于工作的特性，其主要核心在人員的應(yīng)用，但在內(nèi)部結(jié)構(gòu)體系方面存在著不足，人員配置方面存在局限，導(dǎo)致物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制工作比較混亂，再加上權(quán)責制度不完善，在出現(xiàn)問題時，不能及時進行處理，影響工作的效率。最后，物業(yè)企業(yè)在發(fā)展的過程中，主要以規(guī)?；鲩L的方式進行發(fā)展，部分企業(yè)管理人員過多重視企業(yè)的經(jīng)濟效益和發(fā)展規(guī)模，對內(nèi)部控制工作沒有過多重視，缺少內(nèi)部控制制度，在對其進行建設(shè)時，缺少制度依據(jù)，導(dǎo)致規(guī)劃的內(nèi)容與實際發(fā)展情況不符，無法滿足企業(yè)的發(fā)展要求。

（二）缺乏完善的風險系統(tǒng)

風險控制是企業(yè)控制工作開展的難點，作為控制工作中的薄弱環(huán)節(jié)，雖然有設(shè)置相應(yīng)的風險管理部門，但對于風險系統(tǒng)的建設(shè)還存在著不足，主要原因是物業(yè)企業(yè)對于風險控制機制與內(nèi)部控制機制二者之間的聯(lián)系性認識不足，在落實工作的過程中只是簡單的對數(shù)據(jù)進行分析、整理，而沒有對其進行深入研究，在出現(xiàn)風險問題時，管理人員不能做出正確決策，及時采取有效的措進行解決，無法發(fā)揮真正的價值，影響企業(yè)的管理質(zhì)量和管理水平，對企業(yè)的發(fā)展造成一定的阻礙。另外，部分企業(yè)為了更大的經(jīng)濟效益，在企業(yè)管理方式方面沒有過多重視，使管理工作過于形式化，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部治理與實際發(fā)展情況不符，為企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的風險隱患。

（三）內(nèi)部控制監(jiān)督力度弱

在企業(yè)內(nèi)部建設(shè)過程中，管控力度不足、內(nèi)部建設(shè)工作不到位是當前的主要問題，其主要原因是物業(yè)管理企業(yè)大部分都設(shè)置了基本的內(nèi)部控制體系，但對于內(nèi)部控制的監(jiān)督機制沒有過多重視，缺乏完善的監(jiān)督制度，監(jiān)督工作過于形式化，導(dǎo)致工作沒有有效落實，發(fā)揮不出其應(yīng)有的價值[2]。因缺乏內(nèi)部控制制度，監(jiān)督制度不健全，導(dǎo)致企業(yè)管理工作沒有制度化，對于經(jīng)營活動很難去及時把握、控制，缺少規(guī)范性，無法保證企業(yè)內(nèi)部控制效果，推動企業(yè)的健康發(fā)展。另外，內(nèi)部審計工作在企業(yè)發(fā)展中占有重要的地位，對企業(yè)制定內(nèi)部控制評價機制具有協(xié)助的作用，但部分管理人員認為審計工作只是一個形式上的工作，得不到管理層的重視和支持，嚴重阻礙了審計工作在企業(yè)內(nèi)部控制工作中的價值，內(nèi)部審計制度的缺失，導(dǎo)致內(nèi)控環(huán)境混亂，監(jiān)督工作無法有序開展，在遇到問題時，不能及時解決問題，進一步的阻礙了企業(yè)的內(nèi)部控制及風險管理。

（四）對內(nèi)部控制認識不足

物業(yè)企業(yè)的主要工作職責是協(xié)助業(yè)主對小區(qū)進行管理，為業(yè)主提供便利服務(wù)，與人們的生活水平和生活質(zhì)量有著直接的聯(lián)系，而物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的完善性與居民居住的幸福度有著密切的關(guān)系，必須對其高度重視。但目前，部分管理人員由于對內(nèi)部控制工作認識不足，相關(guān)工作人員意識薄弱，對于企業(yè)內(nèi)部控制與企業(yè)發(fā)展之間的聯(lián)系沒有清楚的認知，認為只需要遵循規(guī)章制度便可，該種觀念導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制工作流于表面，發(fā)揮不出應(yīng)有效果，無法保證工作的服務(wù)質(zhì)量，影響企業(yè)的發(fā)展。

（五）工作人員綜合素質(zhì)低

工作人員的質(zhì)量是保證物業(yè)企業(yè)發(fā)展的核心力量，物業(yè)管理作為新型的服務(wù)行業(yè)，在進行招聘時，對于其專業(yè)技術(shù)和學(xué)歷要求較低，再加上企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視人員的數(shù)量而忽視工作人員的質(zhì)量，導(dǎo)致從業(yè)人員的綜合素質(zhì)參差不齊，造成人員混亂，服務(wù)意識弱的情況，影響企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展。另外，人才培訓(xùn)機制的缺失，導(dǎo)致員工的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)無法有效提高，也是造成專業(yè)人才和管理人員流失的主要問題，嚴重制約工作的落實質(zhì)量。

三、提高物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的措施

（一）健全企業(yè)內(nèi)部控制制度

為保證物業(yè)企業(yè)的管理質(zhì)量和管理水平，必須健全內(nèi)部管理制度，提高管理人員管理意識，加強管理人員對企業(yè)內(nèi)部控制的重視度。首先，企業(yè)要從員工角度出發(fā)，以內(nèi)部控制和企業(yè)發(fā)展為前提，制定完善的權(quán)責制度，明確劃分員工的職責，做到有責可依，保證工作落實的規(guī)范性，提高工作效率。其次，以企業(yè)站略目標為導(dǎo)向，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況，建立企業(yè)內(nèi)部控制機制，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，營造良好的企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，保證相關(guān)工作人員工作的規(guī)范性，各部門之間可以有效銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，為企業(yè)的決策提供正確的參考依據(jù)。最后，在完善內(nèi)部控制制度時，管理人員要對各個部門之間的具體情況進行了解，對內(nèi)部控制不完善的部分進行深入分析，以此為依據(jù)，制定內(nèi)部控制管理機制，對內(nèi)部控制內(nèi)容及時進行優(yōu)化，確保企業(yè)內(nèi)部控制工作的全覆蓋性，以此推進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（二）建立完善風險管理系統(tǒng)

提高管理人員風險意識，建立完善的風險管理系統(tǒng)是內(nèi)部控制工作中重要的內(nèi)容，為實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部全面化的控制，必須對其高度重視。首先，對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境進行優(yōu)化，提高企業(yè)管理人員的風險管理能力，在潛移默化中將風險防控意識融入到企業(yè)內(nèi)部建設(shè)中，確保員工對潛在的風險可以及時發(fā)現(xiàn)，及時采取有效的措施控制。其次，對企業(yè)的經(jīng)營模式要了解，對企業(yè)內(nèi)部可能出現(xiàn)的風險要準確進行預(yù)測和判斷，對可能出現(xiàn)的風險進行總結(jié)分析，將其作為參考依據(jù)，對內(nèi)控的制度內(nèi)容進行優(yōu)化，并在此基礎(chǔ)上，提高員工的認知能力，定期進行排查、評估，將風險控制到最低，保證企業(yè)內(nèi)部控制管理工作的質(zhì)量[3]。最后，在開展內(nèi)部控制工作時，企業(yè)管理人員要明確內(nèi)部環(huán)境建設(shè)的重要性，樹立正確的風險防控意識，加強風險管理理念，優(yōu)化內(nèi)控管理方式，采用信息技術(shù)的方式，將企業(yè)的相關(guān)信息及時進行匯總、分析，為后續(xù)工作提供參考依據(jù)，以此保證企業(yè)的健康發(fā)展。

（三）制定內(nèi)部控制監(jiān)督機制

完善的內(nèi)部控制監(jiān)督機制是保證企業(yè)內(nèi)部控制工作有效落實的重要保障，更是企業(yè)內(nèi)部控制工作發(fā)揮其應(yīng)用價值的前提，必須對其高度重視。首先，由于物業(yè)工作人員與小區(qū)業(yè)主之間有著直接的聯(lián)系，每位員工言行舉止都代表著物業(yè)企業(yè)的形象，所以在開展工作的過程中，要加大監(jiān)督力度，設(shè)置科學(xué)合理的組織架構(gòu)，避免出現(xiàn)職務(wù)與崗位分離的情況，嚴格禁止出現(xiàn)徇私舞弊的違法行為，保證企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。其次，建立權(quán)責制度，明確劃分職責，將責任落實到各個部門、各個員工身上，做到有責可依，在出現(xiàn)問題時，可以及時找到相關(guān)負責人及時進行處理，避免出現(xiàn)推諉責任的情況，影響工作的質(zhì)量，并在此基礎(chǔ)上，對管理人員的職責權(quán)限、決策權(quán)、監(jiān)督權(quán)相互制衡，以此提高內(nèi)部管控的管理力度。最后，物業(yè)企業(yè)要認識到企業(yè)內(nèi)部控制機制與企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制之間的關(guān)系，準確找到二者之間的關(guān)聯(lián)性，以此將相關(guān)工作進行有效協(xié)同，形成完整的物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制體系，設(shè)定各項工作業(yè)務(wù)流程，全方位的實現(xiàn)控制工作，確保對存在的業(yè)務(wù)風險點進行實時監(jiān)控。

（四）提高員工內(nèi)部管理意識

企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展需要企業(yè)員工的理解和支持，更需要企業(yè)全體員工具備科學(xué)的監(jiān)督思想和管理意識，基于此，為保證工作的落實效率，必須提高內(nèi)部控制工作質(zhì)量，增強管理意識，優(yōu)化內(nèi)控管理方式。企業(yè)的管理人員要重視企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)工作，做好榜樣作用，為員工樹立正確的意識提供導(dǎo)向，深化和落實內(nèi)部控制內(nèi)容，加強員工的培訓(xùn)教育，提高企業(yè)文化的宣傳工作，將企業(yè)文化與內(nèi)控思想進行有效結(jié)合，在潛移默化重視中提高員工的認知，使其在工作中可以規(guī)范性的進行操作，自身遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，保證工作的質(zhì)量[4]。另外，要完善內(nèi)部環(huán)境，對企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進行規(guī)劃，保證內(nèi)部結(jié)構(gòu)的完整性，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，制定內(nèi)部監(jiān)督評價機制，提高員工的思想認知，并且企業(yè)可以設(shè)置員工溝通渠道，鼓勵員工提出建議，形成良好的工作氛圍，促進員工的工作積極性，提高員工分析問題和解決問題的能力，以此推動企業(yè)的發(fā)展。

（五）加強人才隊伍建設(shè)工作

專業(yè)性的人才是保證企業(yè)內(nèi)部控制工作落實質(zhì)量的重要保障，針對工作人員綜合素質(zhì)參差不齊的問題必須采取有效的措施解決。企業(yè)人才缺乏是影響工作落實的主要問題，因此企業(yè)要重視招聘工作，制定完善的招聘計劃，對應(yīng)聘人員的學(xué)歷、專業(yè)以及經(jīng)驗進行嚴格要求，設(shè)置相應(yīng)的標準，確保其專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)符合企業(yè)發(fā)展需求，在確保其符合要求后方可進行上崗，從源頭上保證工作人員的能力水平。與此同時，企業(yè)要重視員工的培訓(xùn)教育工作，對于新入職的員工進行崗前培訓(xùn)，使其可以快速的融入到工作中，發(fā)揮其自身的價值；對于已經(jīng)入職的員工也要定期進行培訓(xùn)教育，培訓(xùn)內(nèi)容包括專業(yè)知識和綜合素質(zhì)，確保其有較強的服務(wù)意識，在提高企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，協(xié)助企業(yè)完成內(nèi)部控制建設(shè)工作，為企業(yè)的發(fā)展提供原動力。

四、其它措施

（一）制定合理的收費標準

物業(yè)企業(yè)相較于其它企業(yè)資金規(guī)模較小，所涉及的工作內(nèi)容也存在著不同，主要經(jīng)營范圍包括小區(qū)內(nèi)部的場地維護、環(huán)境整理、衛(wèi)生狀況以及常規(guī)巡查，因工作性質(zhì)的不同，企業(yè)支出主要包括人工費用和材料設(shè)備費用，因此在開展企業(yè)內(nèi)部控制工作時，對于收費標準要嚴格控制，對財務(wù)管理工作進行優(yōu)化，提高審計工作在物業(yè)企業(yè)財務(wù)管理中的地位，制定完善的成本管理體系，以此保證內(nèi)部控制工作的系統(tǒng)性，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。另外，在制定收費標準時，物業(yè)人員要對市場情況進行了解，確保收費標準與市場收費狀況相符。

（二）引進先進的信息技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)，將其與企業(yè)內(nèi)部控制工作相結(jié)合，為企業(yè)發(fā)展注入了新的活力。目前，信息化管理系統(tǒng)的設(shè)置可以將企業(yè)內(nèi)部資源進行有效整合，實現(xiàn)了信息資源的共享，將企業(yè)的相關(guān)信息及排查風險內(nèi)容進行歸納、總結(jié)，為企業(yè)內(nèi)控人員提供重要數(shù)據(jù)支持，不僅加快了數(shù)據(jù)的傳播速度，保證業(yè)務(wù)流程操作的規(guī)范性，還進一步提高了工作的質(zhì)量和效率[5]。另外，加強企業(yè)的信息反饋與信息控制機制，可以使企業(yè)經(jīng)營管理內(nèi)容更全面，使信息傳遞的更便捷，有效提高業(yè)主對企業(yè)服務(wù)的滿意度。

五、結(jié)語

綜上所述，本文對物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題進行分析，著重從內(nèi)部管理制度、風險管理系統(tǒng)、內(nèi)部控制監(jiān)督機制、員工的管理意識和人才隊伍建設(shè)幾方面措施進行探討，希望進一步提高物業(yè)企業(yè)管控質(zhì)量，保證企業(yè)的經(jīng)濟效益，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://00559.cn/w/jg/125.html